3 Problemas de relaciones con tus clientes, y cómo resolverlos

Nadie desea que las relaciones con sus clientes vayan mal, pero a veces las cosas se pueden tornar complicadas. Aquí les dejo tres de los principales problemas que pueden diezmar la relación que existe entre la empresa y nuestros clientes.

Además, de algunos consejos sobre cómo poder resolver cada uno de ellos.

3 Problemas de relaciones con tus clientes y como resolverlos

1. Los clientes están enojados con tu empresa. En algún momento, el cliente pudo haber tenido una mala experiencia con tu empresa. Pudo no haber recibido la mercancía correctamente, un correo electrónico no le fue respondido, habló para solicitar información y nadie le atendió, en fin puede ser cualquier razón por la cual el cliente se encuentre enojado.  ¿Qué piensas hacer? Solamente pedir una disculpa y olvidar que paso, no lo creo.

problemas-clientes-como-solucionarlosSolución. Monitorea todos los canales o momentos de verdad (momentos en que existe contacto con el cliente) para conocer cuál fue la causa. Resuelve el problema del cliente lo más rápido posible, elabora una solución para que el problema no se presente nuevamente, y además envíale cómo es que el problema será solucionado a tu cliente para evitar que se presente nuevamente.

2. El cliente se encuentra confundido. Es común que sin una estrategia de marketing enviemos diversos mensajes a nuestros clientes confundiéndolos, lo cual en su momento puede provocarles enojo o frustración. Otra situación es la actualización de nuevas herramientas empresariales las cuales lanzamos a nuestros clientes sin pensar en su capacitación. En fin, existen miles de razones por las cuales el cliente puede estar confundido.

Solución. Construye un sistema de documentación que puede ser utilizado tanto por los miembros de tu organización como por los clientes. Facilita el acceso a este sistema de documentos para evitar generar mensajes mixtos de marketing  a tu empresa, y de igual manera facilita el acceso ellos para que tus clientes puedan resolver sus dudas.

3. Los clientes se han olvidado de ti. Lo sé, y no lo podemos creer. ¿Cómo es posible que los clientes se olviden de nosotros? La realidad es que la vida está llena de distracciones y ocupaciones, que a pesar de las buenas intenciones los clientes llegan a olvidarse de nosotros. Este fenómeno se da sobre todo en empresas que brindan productos o servicios que nos son de primera necesidad.

Solución. Mantén siempre un flujo de contenido interesante en tu sitio web. Realiza campañas de email marketing. Crea contenido fresco dentro de tu blog o a través de tus medios sociales. Siempre realiza análisis, sobre el comportamiento de tus clientes, no esperes hasta que sea muy tarde para reaccionar.

KmKey Software Libre para la Gestión del Sistema de Calidad para PyMES

Administrar un Sistema de Gestión de Calidad puede ser una tarea complicada. Sobre todo para aquellas PyMES las cuales muchas veces no cuentan con los recursos necesarios. No obstante, en el mercado existen herramientas o software desarrollado específicamente para llevar a cabo la gestión del sistema de calidad, cómo vendrían siendo: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, etcétera, o de una combinación de los mismos, facilitando su integración.

Una excelente herramienta que nos facilita la gestión de nuestro sistema de calidad es KMKey Quality.

Con KMKey Quality podrás gestionar y mantener la documentación de tu sistema, los registros, los flujos de información propios que se generan en acciones como: la gestión de No Conformidades, Acciones Correctivas/Preventivas, Reclamaciones, Auditorías, Indicadores, Evaluaciones, etcétera. Todo ello adaptado al enfoque propio de tu organización.

Algunas de las principales características con las cuales cuenta KMKey Quality son:

  • Entorno web: aplicación 100% programada para ser utilizada vía Internet. Podemos accesar a través de cualquier navegador con conexión a Internet. Haciendo de nuestra información globalmente accesible.
  • Información accesible mediante permisos: acceso a los expedientes donde el usuario ha sido asignado y con la posibilidad de realizar las acciones  correspondientes a su perfil.
  • Multi entorno: el usuario puede escoger si trabaja con herramientas Microsoft (MS Office, Internet Explorer..) u otras (Open Office, Firefox). La gestión documental acepta ficheros de todo tipo (.doc, .xls, .odt, .pdf,)
  • Multi-idioma: cada usuario puede seleccionar el idioma con el que desea trabajar.
  • Software libre: todos los sistemas operativos, bases de datos y programas necesarios para la instalación de KMKey son Open Source (licencia GPL). No se abonan cantidades por concepto de “licencia de uso”. Los costes de implantación son proporcionales a los servicios prestados.

Software KmKey Quality

KMKey Quality además nos permite:

  • Organización: Permite definir la organización de la SGR indicando qué personas están dentro del SGC y los cargos que ocupan dentro de la institución.
  • Gestión de la documentación: Permite conocer los documentos del SGC en vigor, el histórico de los mismos y su distribución dejando registro de la misma. Además el gestor de expedientes le permitirá la elaboración colaborativa de documentos, gestionando la edición, la revisión y la aprobación de los mismos, integrando además un sistema de notificaciones digitales por e-mail que facilita la comunicación a los diferentes usuarios.
  • Objetivos: Permite conocer los objetivos de la organización aprobados y dejar registro del seguimiento de los mismos.
  • Indicadores: Permite conocer los indicadores definidos para los procesos de la organización y dejar registro del seguimiento de los mismos.
  • Revisiones por la dirección: permite enviar las convocatorias, registrar los resultados de las mismas y realizar el seguimiento de los acuerdos tomados.
  • No conformidades: Permite registrar y realizar el tratamiento, seguimiento y cierre de las no conformidades recibidas en la SGR.
  • Acciones correctivas: Permite registrar y realizar el tratamiento, seguimiento y cierre de las acciones correctivas recibidas en la SGR.
  • Acciones preventivas: Permite registrar y realizar el tratamiento, seguimiento y cierre de las acciones preventivas recibidas en la SGR.
  • Acciones de mejora: Permite registrar y realizar el tratamiento de las acciones de mejora recibidas, así como el seguimiento y cierre de las aprobadas en la SGR.
  • Calibraciones: Permite registrar las acciones efectuadas para verificar el correcto funcionamiento de los diferentes aparatos de medida. Permite planificar, registrar y consultar las diferentes calibraciones.
  • Seguimiento satisfacción del cliente: Permite generar y lanzar encuestas a una lista de personas para evaluar cualquier acontecimiento. En concreto, se puede lanzar una encuesta para evaluar la satisfacción de los clientes sobre un producto y servicio. Se pueden generar estadísticas de forma automática.
  • Satisfacción de los usuarios de los servicios: Permite acceder a los registros de las mediciones de la satisfacción de los usuarios de los servicios y seguir su evolución, así como realizar el seguimiento de las acciones definidas en función del análisis de los resultados obtenidos.
  • Reclamaciones: Permite registrar y realizar el tratamiento, seguimiento y cierre de las reclamaciones y quejas recibidas en la SGR.

Vía | re-ingenieria.com

 

Área de Trabajo Limpia

5 Consejos para mantener limpia tu área de trabajo

Para muchas personas (incluyéndome) se nos dificulta mantener nuestra área de trabajo limpia y ordenada. Sé que muchos nos justificamos con la frase “dentro de mi desorden, tengo mi propio orden” pero la triste realidad es que no es así. Considero que la limpieza y orden dentro de nuestra oficina es fundamental para un correcto desempeño de nuestras actividades diarias y del negocio.

Existen muchas herramientas administrativas que podemos utilizar para llegar a tener un espacio de trabajo limpio y ordenado. Una de ellas y creo que viene siendo la más utilizada por las empresas son las 5’s.

La metodología de las 5’s se basa en cinco principios o pasos muy sencillos. Su nombre viene por la primera letra de cada uno de los pasos que conforman dicha metodología, la cual está conformada por:

  1. Seiri (Clasificación),
  2. Seiton (Ordenar),
  3. Seisō (Limpieza),
  4. Seiketsu (Estandarización)
  5. Shitsuke (Disciplina).

Si deseas leer más sobre las 5’s te reconcomiendo leer el artículo titulado: Metodología de las 5’s

Bueno sin más vueltas aquí les dejo los:

5 Consejos para mantener limpio tu área de trabajo

1. Utiliza organizadores, recipientes o bandejas.

Emplea organizadores para ordenar cartas, hojas, papeles, etcétera. Además, es común encontrar una gran cantidad de plumas, lápices y marcadores sobre nuestro escritorio. Es por eso, que debemos utilizar recipientes o bandejas para guardarlos.

Otro aspecto a considerar son los cables de nuestra computadora. Muchas veces utilizamos dos monitores, impresora, escáner, y los cables se encuentran mal organizados. Este tipo de detalles no solo brindan una mala impresión sino que además pueden causarnos algún accidente.

2. Ten un bote de basura cerca de tu escritorio.

En verdad llama la atención el tiempo que desperdician las personas por no contar con un bote cercano a su lugar de trabajo. El costo de un cesto o bote de basura no es muy elevado así que puedes invertir comprando uno.

3. Mantén  tu escritorio libre de elementos no esenciales.

Para evitar el desorden innecesario retira libros, cuadernos, cartas, facturas, etcétera. Un espacio de trabajo ordenado sin duda te ayudará a mejorar tu productividad.

4. Utiliza agendas electrónicas o herramientas tecnológicas.

Si bien, las agendas en papel todavía son muy utilizadas, debemos aprovechar sin duda alguna las nuevas herramientas tecnologías que existen actualmente ya que además podemos compartirlas con nuestros colaboradores como es el caso de Google Apps.

5. Tu escritorio es para trabajar.

Muchas veces utilizamos nuestro escritorio para comer, ver televisión, jugar con los hijos, etcétera. Si bien, todas estas actividades las puedes realizar, no es muy recomendable hacerlo ya que pueden provocarte alguno que otro accidente del cual te podrías arrepentir. Es mejor evitar desde un principio todo tipo de accidentes.

Y tú ¿tienes tu área de trabajo limpia y ordenada?