Las 7C´s de la Comunicación Efectiva

El éxito de una empresa depende de una buena comunicación. Fueron las palabras de un cliente. Él comentaba que dentro de las organizaciones la comunicación es indispensable para el buen funcionamiento de la empresa. Estoy de acuerdo con él.

Tomando las palabras de mi cliente y, recordando un anuncio que tuve la oportunidad de ver –el cual se encuentra al final de este artículo-. Me gustaría compartir con ustedes las 7C´s de la Comunicación Efectiva.

7C´s de la Comunicación Efectiva

Controlada

Tener el control de uno mismo, emplear un lenguaje corporal correcto, tener ritmo, así como el tono. Nos facilitará la tarea de controlar a la audiencia o a nuestro oyente. Además, debemos controlar las instalaciones o la sede, esto con el fin de estar en una zona cómoda que facilite la comunicación entre las personas.

Conversación

Debemos tener una conversación. Es decir, saber hablar y escuchar. Es común que las personas que dirigen una junta o reunión no permiten la participación de las demás personas. En otras palabras es una ida y vuelta, escuchar de manera activa y participar de igual manera. Si te enfrascas en una discusión no permitas que se vuelva personal. Mantén siempre la calma.

Las 7 C´s de la Comunicación Efectiva

Confianza

Cuando brindas confianza a las personas, estas tienen menos probabilidades de ir a la confrontación. Regula el tono de tu voz para ser lo suficientemente fuerte y represente confianza, pero sin llevar a ser muy rígida. Cuanto te presentes ante un público cuida mucho tu lenguaje corporal  trata de tener la espala recta y mirar a las personas con las que estás hablando.

Si deseas brindar seguridad en lo que estás diciendo, debes conocer muy bien de lo que estás hablando. Cuando haz investigado y te encuentras bien preparado, tú te sientes seguro y eso es lo que transmites a tu audiencia.

Competente

Si bien, debemos conocer sobre lo que estás hablando. También debemos de respaldarlo con información o con hechos. Si estas buscando que los demás te ayuden a lograr algunos objetivos dentro de tu empresa, ellos deben creer en que eres lo suficientemente capaz para lograr lo que  estás diciendo. No basta con brindar confianza, debemos tener habilidades y las personas deben saberlo.

Calmada

Si te encuentras en un estado  de calma es más probable que los demás entren a ese mismo estado.  Siempre trata de mantenerte calmado. Controla la respiración, ritmo, volumen, etcétera. Piensa que entre más calmado estés las personas aceptarán con mayor facilidad lo que propones.

Clara

No te vayas por las ramas. Di lo que tengas que decir sin rodeos y, luego déjalos ir. Establece claramente tus objetivos y deseos, así la gente respetará tus ideas. Eso sí, no por decir las cosas sin rodeos debes dejar la amabilidad a un lado. Recuerda todos somos seres humanos.

Concisa

Recuerda el tiempo es uno de los bienes más valiosos. No les hagas perder su tiempo. Respeta los tiempos marcados para las reuniones o juntas. Realiza juntas efectivas de trabajo. Si alguien necesita más información o no entendió, trata de resolver sus dudas de manera personal para que no afecte el tiempo de los demás.

¿Qué necesitamos para formar equipos de trabajo eficientes?

Trabajo en Equipo¿Me podría usted decir algunas de las cosas que más les enorgullecen a los fabricantes de los relojes Suizos? Yo creo que por lo menos podríamos coincidir al pensar que ellos están orgullosos de lo bien que funciona la maquinaria de sus relojes.

Es fabuloso ver las cosas funcionar tal cual como cuando fueron diseñadas. En ocasiones pueden maravillar los elementos mecánicos de un dispositivo trabajando en armonía y sincronización para lograr un resultado pulcro como efecto de su operación.

Yo pienso que es el sueño de cualquier líder lograr que su gente trabaje con una armonía similar obteniendo resultados cada vez mejores. Sin embargo, sabemos que si hay algo que es difícil administrar, es el trabajo de personas colaborando como equipo. Es por esto que me gustaría en esta ocasión analizar los elementos que debemos buscar tener en nuestro equipo de trabajo a fin de mejorar su desempeño.

Algunas de las características de los equipos de trabajo eficientes son:

Objetivos claros. Es difícil avanzar hacia una meta cuando los elementos que conforman al equipo dirigen sus esfuerzos en sentidos dispersos. Pensando que están aportando al crecimiento del mismo, resulta que están pateando los cimientos.  Es por esto que resulta muy importante que todos los miembros tengan bien en claro los objetivos que se están persiguiendo a fin de trabajar unidos con una misma visión.

Destrezas importantes. Es común encontrar en los equipos de alto desempeño que sus elementos cuentan con diversos conocimientos, destrezas y actitudes que al complementarse unas con otras, potencializan las capacidades de logros del equipo. Estos son los llamados grupos multidisciplinarios.

Confianza mutua. Creo que los militares son uno de los mejores ejemplos de la importancia de la confianza en los equipos. Estos señores saben que cuentan a su lado con un hombre capaz y entrenado en quien pueden confiar su vida cuando están en plena batalla. Así mismo, los miembros en los equipos de trabajo deben creer en las habilidades, el carácter y la integridad de los demás.

Compromiso. Cada miembro del equipo sabe que el logro de metas requiere de mucho trabajo y esfuerzo, es por esto que deben estar dispuestos a dar lo mejor de sí a fin de que al sumar estos esfuerzos individuales se obtendrá como resultado una gran fuerza de trabajo.

Buena comunicación. La comunicación es la base de las relaciones humanas. Si no se cuentan con unas reglas de comunicación bien definidas, es muy probable que el equipo enfrente muchos problemas. Se requiere establecer cuál será el medio de comunicación oficial (tal vez, llamadas telefónicas, correos electrónicos, comunicación verbal, etc.) así como los elementos mínimos con los que contarán los documentos que se utilicen. Esto evitará mal entendidos y se podrán corregir rápidamente en caso de que se llegaran a presentar.

Habilidades de negociación. Habrá ocasiones en que los roles y responsabilidades se tengan que rotar entre los miembros del equipo, por lo que se requerirá una buena capacidad de negociación hacia el interior a fin de que los acuerdos se logren resolviendo a la brevedad cualquier conflicto que llegue a surgir. Así mismo, estas habilidades se aplican al exterior cuando se tiene que negociar con clientes, proveedores e incluso con otros equipos de trabajo.

Liderazgo. El carácter del líder así como sus habilidades serán clave para lograr equipos de trabajo eficientes. Y al decir esto, no nos referimos a que debe ser un sargento que tenga la capacidad de levantar tanto la voz, que logre que las personas le obedezcan de inmediato. ¡No! Esos modelos de liderazgo ya no son útiles en nuestros días. Hoy por hoy, se requieren personas que sean facilitadores, con habilidades para guiar, inspirar, planear y ejecutar.

Estas son pues, algunas de las características con las que cuentan los equipos de trabajo eficientes. ¿Podría usted evaluar con cuantas de estas características cuenta ya su gente?, ¿cree que serían beneficiosas para su equipo? Espero que esta información le sea útil y pueda comenzar a trabajar en mejorar el desempeño de su gente.

5 pasos para mejorar la comunicación con tus clientes

Muchas organizaciones tienen una gran cantidad de datos. La pregunta obligada es ¿cómo utilizan esa información para comunicarse mejor con sus clientes los actuales y potenciales? Además, es común encontrar que parte de esta valiosa información se encuentra fuera del departamento de comercialización, por lo que es un reto para el personal del área realizar una labor eficaz y de calidad.

Para aquellas pymes que no posean información de sus clientes, existen muchas herramientas para poder recabar todo lo que necesitan saber sobre sus clientes. Estas varían desde el software CRM OpenSource o privativo, hasta las encuestas de satisfacción del cliente.

Desde el punto de vista de una comunicación de marketing integrado (IMC), el mejor uso de los datos de nuestros clientes es la creación de grupos de comportamiento, ejemplo, la información debe concentrarse en los clientes actuales, basados en cómo, cuándo y con qué frecuencia compran los productos y servicios de la compañía. Esto es más valioso que los métodos tradicionales de segmentación de clientes que los clasifican en categorías según criterios demográficos, geográficos o tipos.

Una vez que los grupos de comportamiento estén establecidos, la empresa debe adaptar sus mensajes a las necesidades de los clientes o prospectos. Hay que recordar que los clientes y los prospectos deben ser tratados como individuos, no como mercados.

He aquí cinco acciones para utilizar los datos que tienes y así acercarte más a tus clientes.

  1. Echa un vistazo a los datos que se encuentran disponibles o dentro de tu empresa, visitando cada uno de los departamentos.
    Además de los datos de comercialización (por ejemplo, análisis de campaña, resultados de encuestas, datos sociales, etc.), aprende también del departamento de finanzas, sobre cómo se comportan tus clientes. ¡Vamos tu puedes hacer esto! Es probable que la mayor parte de los datos que necesita ya están disponibles en algún sitio dentro de la organización.
  2. Organiza los datos en grupos de comportamiento.
    Puedes empezar con los datos de los clientes actuales y tus candidatos. Con el tiempo puedes ir incrementando las subcategorías del comportamiento que mencionamos anteriormente (es decir, cómo compran). Una vez que ya tengas establecidos estos grupos demográficos, puedes incorporar la información “tradicional” es decir, los datos demográficos, geográficos, etcétera.
  3. Visualiza a tus clientes o prospectos.
    Una excelente forma de lograr acercarte más a tus clientes es a través de un análisis de ellos. Visualizar y realizar un análisis de los datos te proporcionará una nueva forma de descubrir patrones de tendencias, y porque no y una que otra sorpresa que no podrías identificar por medio de una hoja de cálculo, una base de datos o un informe. Otra ventaja es que esta información puede ser presentada a la alta gerencia de una manera que sea fácil de entender.
  4. Desarrolla una estrategia de comunicaciones integradas de marketing basadas en grupos de comportamiento.
    Debido a que los grupos de los clientes están basados en comportamientos, los vendedores son capaces de utilizar los canales de comunicación más eficaces y además los mensajes tienen una mayor relevancia.
  5. Prueba, medir, ajustar ya que no hay estrategias perfectas.
    Considero al marketing como un laboratorio donde experimentar y realizar pruebas. Debes realizar constantemente experimentos e irlos ajustando. Adáptalos en base a la respuesta obtenida de tus clientes o prospectos. Recuerda después de todo son seres humanos con la necesidad de evolucionar y crecer. Los vendedores y las organizaciones deben tener siempre eso muy claro.

Y tú en tu pyme ¿Cuentas con información de tus clientes? ¿Cómo estás usando los datos que posees de tus clientes para mejorar la comunicación con ellos?

Fuente | Anna Barcelos