Las 7C´s de la Comunicación Efectiva

El éxito de una empresa depende de una buena comunicación. Fueron las palabras de un cliente. Él comentaba que dentro de las organizaciones la comunicación es indispensable para el buen funcionamiento de la empresa. Estoy de acuerdo con él.

Tomando las palabras de mi cliente y, recordando un anuncio que tuve la oportunidad de ver –el cual se encuentra al final de este artículo-. Me gustaría compartir con ustedes las 7C´s de la Comunicación Efectiva.

7C´s de la Comunicación Efectiva

Controlada

Tener el control de uno mismo, emplear un lenguaje corporal correcto, tener ritmo, así como el tono. Nos facilitará la tarea de controlar a la audiencia o a nuestro oyente. Además, debemos controlar las instalaciones o la sede, esto con el fin de estar en una zona cómoda que facilite la comunicación entre las personas.

Conversación

Debemos tener una conversación. Es decir, saber hablar y escuchar. Es común que las personas que dirigen una junta o reunión no permiten la participación de las demás personas. En otras palabras es una ida y vuelta, escuchar de manera activa y participar de igual manera. Si te enfrascas en una discusión no permitas que se vuelva personal. Mantén siempre la calma.

Las 7 C´s de la Comunicación Efectiva

Confianza

Cuando brindas confianza a las personas, estas tienen menos probabilidades de ir a la confrontación. Regula el tono de tu voz para ser lo suficientemente fuerte y represente confianza, pero sin llevar a ser muy rígida. Cuanto te presentes ante un público cuida mucho tu lenguaje corporal  trata de tener la espala recta y mirar a las personas con las que estás hablando.

Si deseas brindar seguridad en lo que estás diciendo, debes conocer muy bien de lo que estás hablando. Cuando haz investigado y te encuentras bien preparado, tú te sientes seguro y eso es lo que transmites a tu audiencia.

Competente

Si bien, debemos conocer sobre lo que estás hablando. También debemos de respaldarlo con información o con hechos. Si estas buscando que los demás te ayuden a lograr algunos objetivos dentro de tu empresa, ellos deben creer en que eres lo suficientemente capaz para lograr lo que  estás diciendo. No basta con brindar confianza, debemos tener habilidades y las personas deben saberlo.

Calmada

Si te encuentras en un estado  de calma es más probable que los demás entren a ese mismo estado.  Siempre trata de mantenerte calmado. Controla la respiración, ritmo, volumen, etcétera. Piensa que entre más calmado estés las personas aceptarán con mayor facilidad lo que propones.

Clara

No te vayas por las ramas. Di lo que tengas que decir sin rodeos y, luego déjalos ir. Establece claramente tus objetivos y deseos, así la gente respetará tus ideas. Eso sí, no por decir las cosas sin rodeos debes dejar la amabilidad a un lado. Recuerda todos somos seres humanos.

Concisa

Recuerda el tiempo es uno de los bienes más valiosos. No les hagas perder su tiempo. Respeta los tiempos marcados para las reuniones o juntas. Realiza juntas efectivas de trabajo. Si alguien necesita más información o no entendió, trata de resolver sus dudas de manera personal para que no afecte el tiempo de los demás.

¿Qué necesitamos para formar equipos de trabajo eficientes?

Trabajo en Equipo¿Me podría usted decir algunas de las cosas que más les enorgullecen a los fabricantes de los relojes Suizos? Yo creo que por lo menos podríamos coincidir al pensar que ellos están orgullosos de lo bien que funciona la maquinaria de sus relojes.

Es fabuloso ver las cosas funcionar tal cual como cuando fueron diseñadas. En ocasiones pueden maravillar los elementos mecánicos de un dispositivo trabajando en armonía y sincronización para lograr un resultado pulcro como efecto de su operación.

Yo pienso que es el sueño de cualquier líder lograr que su gente trabaje con una armonía similar obteniendo resultados cada vez mejores. Sin embargo, sabemos que si hay algo que es difícil administrar, es el trabajo de personas colaborando como equipo. Es por esto que me gustaría en esta ocasión analizar los elementos que debemos buscar tener en nuestro equipo de trabajo a fin de mejorar su desempeño.

Algunas de las características de los equipos de trabajo eficientes son:

Objetivos claros. Es difícil avanzar hacia una meta cuando los elementos que conforman al equipo dirigen sus esfuerzos en sentidos dispersos. Pensando que están aportando al crecimiento del mismo, resulta que están pateando los cimientos.  Es por esto que resulta muy importante que todos los miembros tengan bien en claro los objetivos que se están persiguiendo a fin de trabajar unidos con una misma visión.

Destrezas importantes. Es común encontrar en los equipos de alto desempeño que sus elementos cuentan con diversos conocimientos, destrezas y actitudes que al complementarse unas con otras, potencializan las capacidades de logros del equipo. Estos son los llamados grupos multidisciplinarios.

Confianza mutua. Creo que los militares son uno de los mejores ejemplos de la importancia de la confianza en los equipos. Estos señores saben que cuentan a su lado con un hombre capaz y entrenado en quien pueden confiar su vida cuando están en plena batalla. Así mismo, los miembros en los equipos de trabajo deben creer en las habilidades, el carácter y la integridad de los demás.

Compromiso. Cada miembro del equipo sabe que el logro de metas requiere de mucho trabajo y esfuerzo, es por esto que deben estar dispuestos a dar lo mejor de sí a fin de que al sumar estos esfuerzos individuales se obtendrá como resultado una gran fuerza de trabajo.

Buena comunicación. La comunicación es la base de las relaciones humanas. Si no se cuentan con unas reglas de comunicación bien definidas, es muy probable que el equipo enfrente muchos problemas. Se requiere establecer cuál será el medio de comunicación oficial (tal vez, llamadas telefónicas, correos electrónicos, comunicación verbal, etc.) así como los elementos mínimos con los que contarán los documentos que se utilicen. Esto evitará mal entendidos y se podrán corregir rápidamente en caso de que se llegaran a presentar.

Habilidades de negociación. Habrá ocasiones en que los roles y responsabilidades se tengan que rotar entre los miembros del equipo, por lo que se requerirá una buena capacidad de negociación hacia el interior a fin de que los acuerdos se logren resolviendo a la brevedad cualquier conflicto que llegue a surgir. Así mismo, estas habilidades se aplican al exterior cuando se tiene que negociar con clientes, proveedores e incluso con otros equipos de trabajo.

Liderazgo. El carácter del líder así como sus habilidades serán clave para lograr equipos de trabajo eficientes. Y al decir esto, no nos referimos a que debe ser un sargento que tenga la capacidad de levantar tanto la voz, que logre que las personas le obedezcan de inmediato. ¡No! Esos modelos de liderazgo ya no son útiles en nuestros días. Hoy por hoy, se requieren personas que sean facilitadores, con habilidades para guiar, inspirar, planear y ejecutar.

Estas son pues, algunas de las características con las que cuentan los equipos de trabajo eficientes. ¿Podría usted evaluar con cuantas de estas características cuenta ya su gente?, ¿cree que serían beneficiosas para su equipo? Espero que esta información le sea útil y pueda comenzar a trabajar en mejorar el desempeño de su gente.

5 pasos para mejorar la comunicación con tus clientes

Muchas organizaciones tienen una gran cantidad de datos. La pregunta obligada es ¿cómo utilizan esa información para comunicarse mejor con sus clientes los actuales y potenciales? Además, es común encontrar que parte de esta valiosa información se encuentra fuera del departamento de comercialización, por lo que es un reto para el personal del área realizar una labor eficaz y de calidad.

Para aquellas pymes que no posean información de sus clientes, existen muchas herramientas para poder recabar todo lo que necesitan saber sobre sus clientes. Estas varían desde el software CRM OpenSource o privativo, hasta las encuestas de satisfacción del cliente.

Desde el punto de vista de una comunicación de marketing integrado (IMC), el mejor uso de los datos de nuestros clientes es la creación de grupos de comportamiento, ejemplo, la información debe concentrarse en los clientes actuales, basados en cómo, cuándo y con qué frecuencia compran los productos y servicios de la compañía. Esto es más valioso que los métodos tradicionales de segmentación de clientes que los clasifican en categorías según criterios demográficos, geográficos o tipos.

Una vez que los grupos de comportamiento estén establecidos, la empresa debe adaptar sus mensajes a las necesidades de los clientes o prospectos. Hay que recordar que los clientes y los prospectos deben ser tratados como individuos, no como mercados.

He aquí cinco acciones para utilizar los datos que tienes y así acercarte más a tus clientes.

  1. Echa un vistazo a los datos que se encuentran disponibles o dentro de tu empresa, visitando cada uno de los departamentos.
    Además de los datos de comercialización (por ejemplo, análisis de campaña, resultados de encuestas, datos sociales, etc.), aprende también del departamento de finanzas, sobre cómo se comportan tus clientes. ¡Vamos tu puedes hacer esto! Es probable que la mayor parte de los datos que necesita ya están disponibles en algún sitio dentro de la organización.
  2. Organiza los datos en grupos de comportamiento.
    Puedes empezar con los datos de los clientes actuales y tus candidatos. Con el tiempo puedes ir incrementando las subcategorías del comportamiento que mencionamos anteriormente (es decir, cómo compran). Una vez que ya tengas establecidos estos grupos demográficos, puedes incorporar la información “tradicional” es decir, los datos demográficos, geográficos, etcétera.
  3. Visualiza a tus clientes o prospectos.
    Una excelente forma de lograr acercarte más a tus clientes es a través de un análisis de ellos. Visualizar y realizar un análisis de los datos te proporcionará una nueva forma de descubrir patrones de tendencias, y porque no y una que otra sorpresa que no podrías identificar por medio de una hoja de cálculo, una base de datos o un informe. Otra ventaja es que esta información puede ser presentada a la alta gerencia de una manera que sea fácil de entender.
  4. Desarrolla una estrategia de comunicaciones integradas de marketing basadas en grupos de comportamiento.
    Debido a que los grupos de los clientes están basados en comportamientos, los vendedores son capaces de utilizar los canales de comunicación más eficaces y además los mensajes tienen una mayor relevancia.
  5. Prueba, medir, ajustar ya que no hay estrategias perfectas.
    Considero al marketing como un laboratorio donde experimentar y realizar pruebas. Debes realizar constantemente experimentos e irlos ajustando. Adáptalos en base a la respuesta obtenida de tus clientes o prospectos. Recuerda después de todo son seres humanos con la necesidad de evolucionar y crecer. Los vendedores y las organizaciones deben tener siempre eso muy claro.

Y tú en tu pyme ¿Cuentas con información de tus clientes? ¿Cómo estás usando los datos que posees de tus clientes para mejorar la comunicación con ellos?

Fuente | Anna Barcelos

Nueva escala para saber si eres adicto al trabajo

Si eres de las personas que trabajan de forma compulsiva para calmar la ansiedad y no por gusto al trabajo, debes leer el resto del artículo.

Nuevas investigaciones realizadas por la Universidad Jaume I de Barcelona confirmaron  la utilidad de DUWAS, nueva escala para medir la adicción al trabajo, un trastorno que afecta a gran cantidad de personas en todo el mundo.

“La adicción al trabajo se entiende como un daño psicosocial caracterizado por dos dimensiones principales: el trabajo excesivo y el trabajo compulsivo”, explica Mario Del Líbano, autor principal del artículo e investigador de la Facultad de Ciencias Humanas y Sociales de la Universidad Jaume I de Castellón de la Plana.

Los resultados que fueron publicados por la revista ‘Psicothema’, no sólo confirman la estructura bifactorial de la adicción al trabajo, es decir, las dos dimensiones de la misma, sino que relacionan los resultados con el bienestar psicosocial (la salud percibida y la felicidad) para contrastar las características negativas de la adicción al trabajo.

¿Cuál es el límite? ¿Cómo saber si soy adicto al trabajo?

La Organización Internacional del Trabajo (OIT) afirma que el 8% de la población activa dedica más de 12 horas al día a su profesión para huir de sus problemas personales. Los expertos señalan que dedicar más de 50 horas a la semana al trabajo puede determinar la adicción.

La adicción al trabajo se caracteriza por la extrema actividad y dedicación laboral (trabajan fuera de hora, fines de semana o vacaciones), la compulsión en el trabajo (incapacidad para delegar tareas), una implicación laboral desproporcionada (autovaloración centrada en el trabajo), y un deterioro de la vida cotidiana (comunicación interpersonal deficiente).

Así que ya sabes, si dedicas más de 12 horas diarias o más de 50 horas a la semana a tu trabajo, puede ser que te has convertido en un workahólico.

Cómo esculpir una Cultura Organizacional Parte 4. – Puntos claves para influenciar una cultura.

Pero bueno, usted me podrá decir en este momento: “Muy bien ya tengo la idea y me doy cuenta que la cultura con la que estoy trabajando actualmente en mi negocio no es la más apropiada, pero cada vez que he intentado modificarla pareciera que es imposible, debido a lo arraigada que está la actual”. Pues bien, ¿sabe una cosa? tiene razón, el modificar una cultura que lleva años sembrada entre la gente es algo difícil, pero permítame darle unos puntos clave los cuales le pueden dar pistas de “por dónde jalar los hilos”.

“La cultura de la empresa está formada por valores, mitos, héroes, rituales y símbolos.”

Lo primero que debe establecer son las reglas del juego, es decir, los valores que van a regir su empresa. Por ejemplo: La honestidad, Responsabilidad, Valor, Lealtad, etcétera. Debemos tener en cuenta que los valores son necesarios siempre que queramos promover cambios para el progreso ya que son la fuerza impulsora de cómo hacemos nuestro trabajo.

Los rituales son aquellas cosas que se realizan continuamente, a veces de una manera programa, por ejemplo: Juntas semanales para la retroalimentación del equipo, la iniciación de un nuevo elemento haciéndole pagar la comida de la gente, el irse a tomar un café a la cocineta antes de comenzar el día laboral, etcétera. Son este tipo de detalles que usted como líder puede detectar y usarlas a favor de la mejora de la cultura, por ejemplo, ¿qué le parece poner carteles llamativos en la cocineta que alienten al buen trabajo en equipo?, usted sabe que pasaran 15 minutos diarios preparándose su café, ¿por qué no aprovecha ese tiempo para comunicarle un mensaje a su gente?

Héroes: Hay empresas donde hombres y mujeres se han hecho leyenda por sus logros, como aquel que comenzó como barrendero y por medio de su esfuerzo y compromiso hoy es un gerente. ¡Anime a su gente a seguir el ejemplo de esos héroes!, también puede conversar con ese héroe y utilizar su influencia para impulsar a los demás, etcétera. Si no hay en un héroe en su empresa aún, a lo mejor sería bueno que hable más con su personal, a lo mejor hay uno que es tiempo y justo que se le reconozca.

Símbolos: Es una de las formas más notorias donde podemos ver la cultura organizacional, y lo podemos apreciar en la forma de vestir de la gente, la decoración del lugar, los letreros que se cuelgan en las paredes, incluso en el logotipo de la empresa. Aquí es donde nos podemos preguntar ¿la presentación de mi gente respalda el mensaje que quiero transmitir a mis clientes? ¿Hablo de confianza y tengo todo el lugar de trabajo de mi personal lleno de advertencias de lo que les ocurrirá si roban y les hago pasar por 4 revisiones de seguridad cuando se retiran a su hogar? Busquemos que éste sencillo elemento sea congruente con nuestra ideología.

Pues bien, he querido sólo dar unas cuantas ideas para que pueda influenciar en la cultura organizacional de su empresa. Le animo a que busque crear una a favor de la gente y el bienestar de su sociedad, sabemos que tomará tiempo y recursos pero esto es invertir en buenos cimientos para su empresa que se traducirán en grandes y sólidos resultados a largo plazo.

Cómo esculpir una Cultura Organizacional Parte 3. – Decidamos qué tipo de cultura es la apropiada

Suena beneficioso ¿no?, pero la gran pregunta es… ¿Cómo podemos influenciar la cultura organizacional actual para mejorarla?, ciertamente no hay un proceso definido y como ya he mencionado, se necesita de tenacidad por parte de un líder para lograrlo. Sin embargo quisiera darle algunas pistas que le pudieran ayudar a concebir una estrategia.

El primer paso  es definir qué tipo de Cultura Organizacional desea implementar para que resulte más favorable para su empresa. Esto significa que debemos tener presente que existen diferentes tipos de culturas:

Orientadas a la persona: Son aquellas que las decisiones son tomadas por consenso. Esta cultura les da mucho poder a las personas y/o equipos de trabajo. Se aplica sobre todo cuando son empresas pequeñas y la experiencia de cada uno de sus miembros es importante para la dirección de la misma, así mismo para los equipos de trabajo bajo el esquema de empowerment (equipos auto dirigidos) o para aquellas organizaciones que su organigrama administrativo es horizontal.

Orientadas a la Tarea: Significa que enfocan a la gente a estar completamente mentalizados a lograr los objetivos de producción. No se les da tanta oportunidad de participar para la toma de decisiones ya sea porque no tienen tantas capacidades estratégicas y académicas o porque son demasiados elementos que conforman a la empresa como para considerarlos a todos. Por esto mismo los organigramas suelen ser verticales (una larga cadena de mando) y la cultura moverá a la gente a ser productivos.

Orientadas al Poder: Significa que estas empresas están dedicadas a dominar su sector. Necesitan impulsar a su gente a ser creativos y dinámicos a fin de siempre estar adaptándose al mercado y conquistar el liderazgo del mismo. Anima a la gente a ser creativa, innovadora y emprendedora.

Estas son algunos de los tipos de culturas que podemos mencionar. ¿Por qué es necesario comenzar por tener en cuenta esto? Sencillo, ¿de qué me va a servir crear una cultura organizacional de innovación impulsando a mi gente a encontrar las formas más ingeniosas de abordar un mercado específico cuando éstas personas lo único que van a hacer es estar dedicados a apretar tornillos durante sus 8 horas de jornada en una ensambladora? ¿O a caso cree que si tengo reglas de trabajo en las cuales le prohíbo a mi gente parase de su lugar de trabajo a tomar un café, leer el periódico, escuchar radio, ver revistas de moda cuando el giro de mi empresa es la publicidad? ¡Les voy a matar la creatividad a esa pobre gente!

Es por esto que lo primero que debemos hacer es analizar bien nuestra misión escrita (lo que define el por qué existe mi empresa) y diseñar el mejor tipo de cultura organizacional que nos convenga y luego trabajar en implementarla.

Cómo esculpir una Cultura Organizacional. Parte 2. – Los beneficios

Ésta el la razón por la que muy pocas empresas le invierten tiempo y recursos a semejante objetivo, pero los líderes que tienen una buena visión y determinación logran en sus compañías grandes avances al implementar una “victoriosa cultura organizacional”

Ahora bien, ¿Qué efectos obtenemos cuando lo logramos? Algunos beneficios que podemos mencionar son:

Una mejor relación entre colaboradores. Pensemos en un reloj suizo, las mejores máquinas son las que sus componentes funcionan coordinadamente y sin fricción. En el momento en el que el personal se sienta trabajando en un ambiente en donde se tiene muy claro que la atención amable y eficiente al cliente es importante podrán comenzar por el buen trato entre ellos mismos, de esta manera los malentendidos se resolverán rápidamente y no se perderá tiempo en pleitos internos. Como ejemplo, pensemos en un Starbucks, en lo personal me agrada ir a esos lugares porque normalmente veo al personal siendo gentiles unos con otros y con el cliente mismo. Su cultura organizacional los hace ser así y a ti como cliente te hacen sentir bien recibido.

Mejora de procesos y en algunos casos: la innovación. Cuando en la empresa se impulsa la comunicación efectiva evitando que la gente tenga miedo de emitir sus opiniones o compartir sus ideas el gerente podrá tener una continua retroalimentación de su personal para mejorar la administración y a veces se podrá innovar en la forma de hacer las cosas ya que alentará a su gente para que haga mejor su trabajo día a día. Muchas de las grandes mejoras en los productos de las empresas internacionales han venido de que escuchan al personal de producción, a esa gente que está en la línea de fuego, ellos son fabulosas fuentes de ideas.

Códigos de conducta. Una vez que estamos moviéndonos en una fuerte y favorable cultura organizacional los códigos de conducta se comienzan a generar silenciosamente y en automático. Por ejemplo: cuando todo el grupo está comprometido con la honestidad  cada elemento sabe que si llega a caer en alguna falta de este tipo será rechazado del grupo y a fin de no caer en algo así, mantendrá su honestidad como todo el resto de las personas. Esto lo pude ver claramente en la sociedad Japonesa, ya que para ellos el hecho de tener una mancha en tu vida, como el haber sido detenido alguna vez por la policía es algo terrible y muchas puertas se te cerrarán permanentemente entre las personas y las empresas pues la sociedad rechaza totalmente a la gente así.

Compromiso con la empresa, baja rotación de personal. Cuando las personas logran pasar por el a veces turbio camino de la creación de la cultura organizacional deseada y lo logran es casi de inmediato que comienzan a disfrutar de sus grandes beneficios. Se obtiene como resultado, el orgullo de pertenecer a se empresa o grupo. Deja de ser una carga para convertirse en un placer trabajar así y generalmente despierta una gratitud de las personas para con la organización, dando por resultado una fuerte identidad y compromiso con la misma por lo que el tedioso y a veces costoso rotamiento de personal cae en un decremento exponencial.