Gestor de Contenido: Alfresco Community (Open Source)

La gestión de contenidos  o  Enterprise Content Management (ECM) es una estrategia  que han venido utilizando las empresas, apoyadas de tecnologías de información para manejar la captura, almacenamiento, seguridad, control, recuperación, distribución, conservación, destrucción de documentos y contenidos. Esto es debido a  que las formas de compartir información han venido cambiando durante los últimos años.

Estas nuevas tecnologías han permitido reducir los tiempos de creación, modificación y actualización de la documentación que se genera en una empresa. Existen diversas herramientas para la gestión de contenidos, en este primer artículo de la serie de EMC hablaré sobre Alfresco.

Alfresco

Alfresco es una aplicación de gestión de contenidos que permite unificar varios aspectos de la gestión y publicación de contenidos en una única solución informática. Uno de los aspectos más interesantes de Alfresco es la gestión documental que incorpora, y  permite tener organizados por carpetas y por categorías, miles de documentos.

Otro aspecto a tomar en cuenta es su capacidad de búsqueda pues te permite realizar búsqueda incluso dentro de los mismos documentos, lo que permite un acceso rápido y estructurado a la información contenida en los documentos gestionados por Alfresco.

Alfresco está enteramente desarrollado con tecnología J2EE y la forma de acceso básica es a través de su navegador web, lo que convierte Alfresco en un software multiplataforma casi sin trabajo de desarrollo adicional.

Dentro de las principales características con las que cuenta Alfresco son:

Interfaz de unidad compartida

  • Los autores de contenidos Web pueden acceder y contribuir al contenido a través de una interfaz de unidad compartida.
  • Utilizar la herramienta que prefieras para crear y visualizar sin ninguna instalación ni formación adicional.
  • Adopción generalizada de usuarios a través de la simplicidad de la unidad compartida.

Caja de arena, escenificación y virtualización

  • Previsualizar  de forma simple los cambios de contexto en cualquier página o aplicación Web.
  • Reducir el riesgo de errores con una sencilla virtualización de los cambios en contraste con un sitio real.
  • Publicar el conjunto completo de cambios en el área de escenificación y virtualice el área escenificada.

Gestión de múltiples idiomas

  • Asistencia de flujo de trabajo de traducción de múltiples idiomas

Una breve descripción de sus principales módulos la podemos encontrar a continuación:

Gestión Documental. Permite a las corporaciones un control consistente sobre los documentos, y  un sistema robusto de gestión de contenido.  Alfresco ofrece el principal sistema de gestión de documentos de código abierto que ofrece búsquedas y colaboración de documentos con servicios completos de biblioteca y gestión de ciclo de vida.

Web Content Management. La Web 2.0 es la transición que se ha dado de aplicaciones tradicionales hacia aplicaciones que funcionan a través de la web enfocada al usuario final. Se trata de aplicaciones que generen colaboración y de servicios que reemplacen las aplicaciones de escritorio. Los documentos son creados y modificados por una comunidad en este caso la empresa.

Gestión de imágenes (digramas). La captura de documentos de papel sobre un formato electrónico ha permitido a las organizaciones pasar de procesos manuales a procesos eficaces apuntando a la desmaterialización del papel. Esto mejora el servicio al cliente e incrementa la eficiencia del negocio. Papel, fax y email son tan numerosos en una organización que surge la necesidad de digitalizarlos. La gestión de la imagen en combinación con la gestión de los documentos y el negocio de la gestión de contenidos entregan ejemplos como:

  • Gestión del papel de entrada del correo
  • Gestión de entrada de facturas y facturación
  • Gestión de entrada de contratos y formularios
  • Mitigación del riesgo
  • Gestión de casos
  • Gestión de clientes

Alfresco cuenta con dos versiones la Enterprise y Community, la gran diferencia entre ambas es que la  versión de Alfresco Community, no brinda  beneficios de garantía, parches y soporte. Sin embargo es una excelente alternativa para Microsoft Share Point.

Fuente: www.alfresco.com

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Daniel Borrego

¡Hola! Soy Daniel Borrego, Consultor Senior y me especializo en SEO, SEM, Social Media, Email Marketing y ASO. Soy coach y consultor para PyMES y empresas. Asimismo, brindo cursos de capacitación In House sobre temas de Marketing Digital.

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