En artículos anteriores habíamos hablado sobre la importancia de un ECM, y mostraba Alfresco uno de los mejores sistemas para la gestión de documentos y contenido empresarial que existe hoy en día.

Sin embargo, me gustaría retomar el tema debido a que me he dado cuenta de la importancia que está tomando hoy en día la gestión de documentos dentro de las principales empresas del mundo, de las cuales están incluidas las Fortune 500. Sin dar más rodeos, me gustaría empezar.

La gestión de contenido empresarial o Enterprise Content Management (ECM) es una estrategia tomada principalmente de las empresas de tecnologías de la información, las cuales la utilizan para la captura, almacenamiento, seguridad, control de las versiones, recuperación distribución, conservación y destrucción de documentos.

Los principales usos que se le está dando a esta tecnología, es el reducir los tiempos para la creación de políticas de venta, compra, manuales de políticas y procedimientos. Además para centralizar la información por parte de las empresas en un solo lugar, y sobretodo mejorar la toma de decisiones. También es utilizada por el departamento de Recursos Humanos, para la extensión de boletas de permisos, ausencias, etc…

Si bien es cierto, que muchas empresas, inclusive universidades no comprenden el valor de lo que esta tecnología puede hacer por ellos, y que la utilizan en un 50% de su capacidad. También hay que decir que muchas empresas han logrado desarrollarla al grado de convertirla en una ventaja competitiva.

Esta tecnología no está diseñada para una empresa con determinado número de colaboradores, sino que puede ser utilizada por pequeñas y medianas empresas. Existen software libre y privado, además de guías que nos ayudan para la correcta selección de un ECM para nuestra empresa.

Pero todos estos temas los veremos durante la semana.

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