Cada vez  es más común encontrar empresas que sin importar su tamaño o giro comercial cuenten con manuales de políticas y procedimientos.  Las nuevas tendencias administrativas sobre todo aquellas basadas en certificaciones internacionales como es el caso de ISO9000, obligan a que  las empresas cuenten con procedimientos claramente definidos   y estandarizados en manuales que puedan ser consultados por sus directores, gerentes, empleados o en algunos casos por sus proveedores. Si bien es cierto que la norma no nos obliga a seguir un mismo patrón para la elaboración y documentación de los procesos, existen herramientas diseñadas para llevar a cabo esta tarea dentro de las organizaciones.

Existen diversas herramientas que nos permiten llevar a cabo los diagramas de procesos. En el mercado podemos encontrar herramientas desde muy básicas que nos permiten completar la tarea hasta muy avanzadas las cuales nos brindan un valor agregado como es el caso de Microsoft Visio del cual hablaremos más adelante.

Sólo por mencionar algunas herramientas básicas que nos permiten realizar los diagramas de procesos se encuentran: Word, Excel, PowerPoint, así como los programas pertenecientes a la suite ofimática Open Office (de distribución libre, la cual es una excelente alternativa para no pagar licencias, y ampliamente recomendada). Sin embargo si deseamos elaborar diagramas de procesos más profesionales,  y contar con una herramienta diseñada exclusivamente para esa tarea debemos de hablar sobre dos herramientas las cuales he utilizado en el pasado para realizar manuales de procedimientos, y las cuales recomiendo. A continuación explico cada una de ellas.

Dia. Es una aplicación para crear diagramas técnicos. Su interfaz y funciones es muy similar Visio programa de Windows. Cuenta con características incluyen la impresión de varias páginas, la exportación a muchos formatos (EPS, SVG, CGM y PNG), y la habilidad de usar formas personalizadas creadas por el usuario como simples descripciones XML , Dia es útil para dibujar diagramas UML, red de mapas y diagramas de flujo. Dentro de las principales ventajas con las que cuenta Dia, es su licencia GNU la cual lo hace un de distribución es libre, es decir, todos pueden hacer uso del sin necesidad de pagar licencia.

Microsoft Office Visio. Facilita a los profesionales empresariales la visualización, el análisis y la comunicación de información compleja. Pase de texto y tablas complicadas y difíciles de comprender a diagramas de Visio que comunican información de un vistazo. En lugar de imágenes estáticas, cree diagramas de Visio conectados a datos que muestran información, son fáciles de actualizar y pueden aumentar espectacularmente la productividad. Use la amplia variedad de diagramas de Office Visio para comprender, procesar y compartir información sobre los sistemas, recursos y procesos organizativos de su empresa.

Microsoft Office Visio  está disponible en dos ediciones independientes: Office Visio Professional y Office Visio Standard. La versión estándar tiene la misma funcionalidad básica que la versión profesional e incluye un subconjunto de sus características y plantillas.

Sin embargo la versión profesional ofrece funcionalidad avanzada, como conectividad de datos y características de visualización, que no se incluyen en la versión estándar. La principal desventaja con la que cuenta Microsoft Visio es que debemos de pagar por utilizar la licencia, la cual no viene incluida en la versión de Microsoft Office.

Existen muchas otras herramientas en el mercado, sin embargo estas son con las que tenido la oportunidad de trabajar. Si tú has trabajo con alguna otra te invito a que nos brindes tus experiencias y comentarios al respecto.

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