Trabajemos en el origen de los resultados si queremos mejorarlos

Tom Peters (1989) dijo que las organizaciones y las personas son cuestiones decisivas en la derrota o en la victoria. Personas, organizaciones y sistemas ganan guerras y segmentos de mercado. Ellos usan tecnología para hacer esto, pero la tecnología por sí misma no es decisiva. Las grandes empresas como HP, IBM y DELL realizan enormes esfuerzos e inversiones de millones de dólares para poder crear y ofrecer computadoras cada vez más poderosas. Así mismo otras tantas compañías mundiales desarrollan programas eficientes para apoyar en la administración de toneladas de información que se genera y administra en las empresas. Sin embargo nada de esto es finalmente útil si las personas que están detrás de ellas no tienen una formación profesional y humana apropiada.

Recordemos que una organización es un sistema social de seres humanos, es una entidad viva y animada. Para manejarla debemos tratarla como tal. La era Industrial se ha quedado muy atrás. Esos años eran donde un empleado significaba un engrane más en la gran maquinaria que conformaba a la compañía y se entendía como un elemento inventariado el cual contaba con un determinado tiempo de vida y que luego podría ser reemplazado. Ese componente podía ser programado para realizar una labor específica, de tal modo que no haría un movimiento más allá de lo que se le había indicado. Incluso el famoso comediante Chales Chaplin hace una parodia de este escenario en su película “Tiempos modernos”. Gracias a Dios, esos tiempos ya quedaron atrás.

El físico Fritjof Capra (1992) dijo, “Una corporación está literalmente viva. Tiene su propia racionalidad, su propia mente, sus propias emociones y por su puesto su propia cultura. Así que no puedes simplemente dominar y controlar una organización  como lo haces con una máquina y no puedes simplemente darle instrucciones”

Por lo tanto podemos analizar a los seres vivos a fin de entender cómo opera nuestra empresa realmente. De tal manera que si observamos a las personas, encontraremos que todo el grupo de valores que tiene el individuo guiarán sus acciones, las cuales al estarlas repitiendo se llegarán a convertir en hábitos, recordemos que a fin de cuentas las personas somos seres que vivimos ejecutando una enorme cantidad de hábitos (levantarse a cierta hora en la mañana, bañarse, desayunar, trabajar, regresar a la casa, algunos atender a su familia y la mayoría de las veces, dormirse a una misma hora. Todo esto semana a semana) Esos hábitos, ya sean buenos o malos definirán los resultados en nuestra vida a largo plazo.

En las empresas ocurre algo similar, los valores o cultura organizacional determinarán las maneras de hacer las cosas, éstas cuando son formalizadas y se repiten continuamente para la elaboración de nuestro producto o servicio se convierten en procesos y todo lo anterior creará el resultado de nuestro trabajo.

Ahora bien, una vez que analizo todo lo anterior algunas respuestas me vienen a la cabeza cuando me pregunto: ¿por qué muchos de los proyectos en nuestras empresas, grupos de trabajo, organizaciones gubernamentales y hasta personales llegan de continuo al fracaso si todo pareciera indicar que sí se cuentan con planes y procesos bien pensados y definidos?

De pronto tenemos a todo un gran equipo de profesionistas trabajando duro y en equipo y luego de cierto tiempo el líder anuncia la cancelación del proyecto. O tenemos ciudades enteras con la responsabilidad de organizar un evento de clase mundial y faltando meses para comenzar el acontecimiento resulta que sólo tienen el 70% de responsabilidades terminadas. O peor aún, la frustración de una nación entera cuando ve que sus líderes realizan infinidad de promesas y anuncian grandes proyectos y vemos que de algún modo, el presupuesto original no fue suficiente y será necesario un gran endeudamiento para cubrir un misterioso incremento de costos de hasta un 300% más caro de lo que se tenía contemplado gastar. ¡¿Qué pasa?!

Yo opino que una de las respuestas la encontramos en la reflexión realizada al inicio de este escrito. Es necesario cuidar los valores que rigen a los directores, líderes, gerentes y personal que está trabajando en nuestras organizaciones. Recordemos que estos “factores” determinarán la manera en que se hacen las cosas y los resultados que tendrán al final de la operación.

Apenas acabo de hablar con un colega que es encargado del departamento de tecnologías de la información, el cual me expresaba su molestia de que un proveedor le ofrecía facturarle un 30% más caro todos los equipos que su organización adquiriría a fin de repartirse entre ellos esa cantidad adicional. Mi amigo al tener el encargo de cuidar los egresos de su institución rechazó tal oferta y canceló las operaciones con ese proveedor.

Así mismo, dos días atrás un académico compartía la experiencia de un director de una famosa empresa Mexicana el cual debía hacer una inversión altísima a fin de remodelar una gran cantidad de inmuebles que posee la compañía. De la misma manera recibió varias ofertas de disparar los costos a fin de quedarse con una gigantesca cantidad de dinero. Misma que rechazó y terminó saliendo de la institución.

Estimados amigos, pienso que tristemente son pocos los casos que podemos conocer con tan íntegro desenlace. Creo que sería mucho más sencillo si nos dieran la oportunidad de contar los casos de personas que conocemos las cuales se hicieron de grandes posesiones de una manera fácil realizando algún fraude. ¿Ahora respondemos la pregunta de por qué fracasan varios proyectos donde en la mayoría de las ocasiones son demasiadas las personas afectadas?

El desarrollo continuo de la calidad en las compañías reconoce la necesidad de un cambio en la cultura. Esto significa un cambio en los valores y creencias que influencian la actitud y operaciones del día a día. Pero, ¿cómo provocas un cambio permanente en la forma de pensar y el comportamiento? Los cambios culturales toman mucho tiempo en la organización. La perseverancia es un factor vital para lograr los éxitos. La administración debe perseverar y superar los obstáculos para cambiar la cultura. En medio de esto está arraigado la resistencia y el conflicto con los valores existentes.

Pero si me preguntaran ¿cómo podemos hacer un cambio en los resultados que está teniendo determinado grupo o empresa? Una de las primeras cosas que analizaría y por donde comenzaría a trabajar es en la cultura y valores de las personas que están trabajando en nuestra organización, ese ser vivo que debemos cuidar, alimentar y guiar para que sea sano y ejemplar.

¿Qué tan eficiente eres en tu pequeña o mediana empresa?

Qué tan eficiente eres en tu pymeCuando la gente habla sobre que tan eficiente es una pyme la mayoría se refiere a todo lo relacionado con tiempo y dinero. Cómo dueño o propietario de una pequeña o mediana empresa se puede ser ineficiente en factores personales los cuales pueden causar estrés y cansancio, pudiendo afectar a su negocio. Si estos aspectos son muy marcados pueden llegar a provocar dificultades financieras.

El decir que una persona es ineficiente no quiere decir que se una ociosa, sino más bien que puede encontrar nuevas y mejores formas de hacer un uso más eficaz de su tiempo. El mal uso del tiempo además de traer problemas económicos a la larga también pueden llegar a provocar un alto nivel de estrés, teniendo como resultado problemas con la familia y amigos, sin dejar a un lado las relaciones dentro de la empresa. Esto provoca que se rompa el equilibrio entre trabajo y vida personal.

Si bien debemos ser consientes de las presiones que conlleva dirigir una empresa, no por eso debemos dejar a un lado el sueño del porque hemos decidió crearla. Es por eso, que les dejo a continuación algunos tips para mantener nuestros ojos en el sueño y así lograr ser más eficientes con nuestro tiempo:

Establece tus tareas y llévalas a cabo. Es muy fácil distraerse con otras actividades dentro de tu negocio. No trates de añadir nuevas tareas durante el día ya que nunca podrás terminarlas todas. Lo único que lograrás será incrementar tu nivel de estrés y la ansiedad.

Delega. Es bien sabido que los dueños de una pequeña o mediana empresas creen que es absolutamente necesario conocer o estar enterado de todo lo que sucede dentro de su negocio. Es verdad que tú eres el último responsable. Sin embargo, esto no significa que tú tienes que llevar a cabo todas las actividades necesarias. Recuerda, debes ser capaz de confiar en tu personal e invitarlo a que tome las riendas.

Outsourcing. En las pequeñas y medianas empresas existen los llamados picos los cuales se presentan una o más veces al año. Habrá ocasiones en que tú y tu personal serán capaces de hacer frente a la carga de trabajo. No obstante otras veces no. Es por eso que no debes ignorar los beneficios de la subcontratación de personal calificado para llevar a cabo las tareas pendientes. Si bien, es una actividad recomendada para salir del paso siempre es mejor contar con los servicios de personal propio.

Mantener reuniones y conversaciones enfocadas. Cuando se trabajo en equipo, la necesidad de comunicarse es vital. Pero asegúrate de que el objetivo sea claro y entendible. Piensa en cómo hacer tus juntas de trabajo más efectivas.

Estas ideas no son revolucionarias. Sin embargo, el contar con buenos hábitos pueden ayudarte o facilitarte la tarea de gestión de tu pyme.

¿Falto algún otro hábito?

Fuente | sme-blog.com

Creación de Metas

Creación de MetasHay una frase que escuché de gente del medio oriente la cual dice: “Donde hay visión, hay orden”. Siento que es algo muy cierto y que vale la pena meditarlo un momento.

Una problemática que viven algunas empresas es que sus líderes generan metas de una manera poco eficiente. Cometen errores tales como ser muy ambiguos en sus declaraciones, por ejemplo: “Ser mejores que el año pasado”, Ok, ¿cuánto se necesita para ser mejores? ¿Que haya 10 dólares más en el banco? Otra frase pudiera ser “Tener suficiente presupuesto para cubrir la producción que se programe para el semestre”, ¿suficiente? ¿Cuánto es suficiente?

En otras ocasiones el ímpetu del líder hace que las metas que propone parecieran despegar de la realidad. Por ejemplo “Seremos mil veces mejor que cualquier otra empresa del país” (Bueno, específicamente a éste amigo le diría que: ¡Ya te he dicho tres millones de veces que no exageres!)

Muchas de estas metas, al exponerlas pueden sonar esperanzadoras e inspiradoras, pero no se trata de construir castillos en el aire.

A fin de evitar lo anterior quisiera que razonáramos algunos principios para la generación de metas.

Número uno, es conveniente que definamos de dónde vamos a sacar la visión para comenzar a generar ideas. Para esto, la respuesta se encuentra en la misión escrita con la que debe contar la empresa. Recordemos que es la misión la que nos declara la razón de ser de la compañía. Entonces debemos asegurarnos que las metas que declaremos sean para respaldar esta misión conforme sus valores. Por ejemplo, la mayoría de las empresas internacionales tienen un fuerte compromiso con la calidad. Teniendo en cuenta esto, no podemos concebir a un gerente de división dictando la meta de “producir 100 lotes de una medicina muy delicada a fin de mes a cualquier costo”, poniendo en riesgo la consistencia ideal del producto y la salud de los consumidores. La meta debe respaldar el compromiso del corporativo para “ser líder en el campo de la medicina con productos de alta calidad”.

En segundo lugar debemos hacer una seria evaluación de los recursos, tanto materiales como humanos para la consecución de las metas. Hay ocasiones que gerentes hacen compromisos con la alta gerencia o los inversionistas que son prácticamente imposibles de lograr con lo que se tiene a la mano, pero con tal de salir de un aprieto, o de conseguir más tiempo, calman la tormenta con metas del estilo. Entonces debemos de decir, que aunque los objetivos globales sean difíciles, hay que ser realistas con los compromisos que hacemos.  Por ejemplo, si un supervisor de calidad detecta que un proveedor está entregando un 15% de producto dañado y se intenta comprometer a tener un 5% máximo de unidades con desperfectos, no podrá lograrlo por más que cuide la calidad del resto de los componentes.

En tercer lugar, hay que decir que se vale pedir opiniones de los expertos. Uno puede ser un genio en una materia, pero la mayoría de los grandes logros llegan a estar compuestos de la intervención de varias disciplinas (matemáticas, físicas, intelectuales, artísticas, etc.) y que si bien, con nuestro ingenio podemos producir buenas ideas, al tener la opinión de más personas, toda idea es susceptible de mejorarse.

En cuarto lugar hay que escribir las metas y comunicarlas eficientemente a el resto del equipo. A mi me ha tocado ser testigo de los desastres que se pueden generar cuando la dirección tiene brillantes ideas, ambiciosos objetivos, pero nada de eso se permea a los mandos bajos y mucho menos al resto de los empleados. Pareciera que estas personas dieran por hecho que el resto de su personal ya ha comprado el nuevo Ipod XIV que ya incluye lector de ondas cerebrales. Es mejor que las metas se comuniquen por escrito, ya sea en letreros, memorándums, correos electrónicos, etc. El equipo debe estar enterado claramente de lo que se espera de ellos.

En quinto lugar debemos asegurarnos que contemos con las métricas suficientemente claras para tener los medios suficientes para estar enterados de que estamos logrando correctamente nuestra meta. Por ejemplo, si nuestro objetivo es generar $1’200,000 anuales, ya sabemos que mensualmente debemos estar ganando $100,000 y que si por algo no se está logrando esto completamente mes a mes, tenemos que hacer ajustes para cumplir la meta al terminar el año.

Finalmente, no nos quedará más que evaluar los resultados. Una vez que nos hayamos asegurado que nuestra meta va a respaldar la misión de nuestra empresa, estemos seguros que tenemos los medios para lograr la meta la cual fue enriquecida por un grupo de expertos y que fue comunicada apropiadamente, tendremos más posibilidades de lograr lo visionado. Lo mejor de esto es que con el paso del tiempo y el logro de objetivos estaremos generando una valiosa experiencia que nos permitirá mejorar nuestra estrategia en la generación de metas.

Sin temor de alcanzar nuestros objetivos.

En el ambiente competitivo de las empresas como en el de las guerras se manejan muchos peligros y continuos riesgos. Así como un escuadrón de soldados está consiente que al entrar en combate puede sufrir muchas bajas, incluso, ser totalmente destruido, así nuestras empresas sufren embates de la competencia, la economía global, desastres naturales, etcétera, los cuales pueden cambiar el rumbo y destino de nuestra organización. Es por esto que algunos gerentes y empresarios temen tomar riesgos, pero pareciera que desconocen ese principio que dice: “la excesiva precaución o miedo al peligro dirige al fracaso”.

Si bien es imperativo aplicar todas las precauciones que estén a nuestro alcance y realizar cuantos estudios podamos de la situación que nos envuelve a fin de minimizar los peligros de equivocarnos, también debemos aprender de esos grandes estrategas militares que incluso llegaron a desobedecer ordenes de superiores a fin de jugársela del todo por el todo confiando en ganar la batalla. La diferencia entre estos dos escenarios es que en nuestro caso, las heridas no nos harán perder sangre, sino dinero y las bajas no serán humanas sino tal vez unidades de negocio, sucursales o productos.

La imprudencia es una terrible consejera, pero el miedo a tomar decisiones y dar pasos contundentes también son sinónimos de una derrota programada. Un refugio en pleno campo de batalla le protegerá por un tiempo, pero si no se mantiene en continuo movimiento el enemigo tarde o temprano le encontrará y lo aniquilará estando acorralado. Muchas veces nuestro confort en una trinchera (un nicho de mercado, en un único local donde hemos permanecido por no apostarle a abrir nuevas sucursales, etc.) nos hará sobrevivir por un tiempo, pero puede que se convierta en la tumba que nosotros mismos hemos cavado.

Un ejemplo de esto fue IBM en los años 60 cuando se jugó el todo por el todo haciendo una descomunal inversión de dinero apostándole a la introducción de los sistemas 386. Los directores le llamaron a esto “el juego de apostar la compañía”. Gracias a esta gran apuesta, lograron dejar fuera del mercado a sus más grandes competidores y convertirse así en uno de los nombres más poderosos en el ámbito de los sistemas computacionales.

Luego de tomar estas importantes decisiones el siguiente paso será sin lugar a dudas un largo período de esfuerzo y persistencia. Habrá tiempos en los que parecerá que estamos perdiendo la batalla, pero solo la aplicación de largos períodos de esfuerzo, valor y determinación nos permitirán generar la calidad y productos necesarios para convertir en realidad ese sueño que originó éste nuevo proyecto.

Es por esto que le animo que más seguido se deje poseer por el espíritu conquistador de esos grandes líderes que nos han dejado ejemplo de lo que es tener una voluntad contundente, una enorme fe y capacidad de soportar las frustraciones, contrariedades y retos que confrontaron en lo que llegaron a conquistar sus objetivos.

¿Cómo podemos estar atentos de cómo se mueve el entorno de mi empresa? Parte 2.

Poder de negociación de los Compradores o Clientes.

Los clientes son el motivo de nuestro trabajo y por lo tanto un elemento  vital para ser cuidado. Son ellos quienes generan presión a fin de que nuestros productos y/o servicios tengan mejor calidad y menores precios. ¿Cómo pueden lograr esta presión hacia nosotros? Estamos hablando de factores como:

¿Qué capacidad tiene mi cliente de aliarse con otro proveedor alterno a mí de tal manera que me pudiera dejar fuera? ¿O ya consideró qué ocurriría si hace alianza con personas de su mismo giro a fin de convertirse en un ente más poderoso? Son puntos que deberíamos considerar a fin de poder estar preparados y reaccionar. Ultimadamente ¿por qué no lo hacemos incluso nosotros mismos? ¿Lo ha considerado?

Poder de negociación de los Proveedores o Vendedores.

Muchas de las ventajas competitivas que llevan a la alza del éxito de una empresa dependen de las relaciones que tienen con sus proveedores, ellos pueden ser nuestro mejor aliado o nuestros verdugos. Para determinar esto podemos preguntarnos:

¿Qué tanto dependo de mi proveedor?, en caso de que haya algún problema, ¿es difícil cambiarme con otro? Si el proveedor conoce de nuestra dependencia hacia él es muy fácil que nos de precios altos, términos de negocio nada favorables, etc.

¿De dónde viene la fortaleza de mi proveedor? ¿Tiene alianzas con otras empresas que lo hacen más fuerte? Debemos estar atentos a sus movimientos con respecto a sus alianzas, ¿qué tal si genera una con nuestra competencia dejándonos fuera del mercado?

Amenaza de nuevos entrantes.

Creo que este es un punto que hace temblar a varios empresarios que le apuestan a negocios muy comunes. Entre más simple sea lo que producimos, más probabilidades habrá de que nuevos competidores entren. Por ejemplo, el típico señor que pone su puesto de papas con chile a la puerta de algún colegio. Es posible que muy fácilmente tenga éxito pues es un producto que comúnmente consumen los niños, pero es tan fácil de producirlo que cualquier persona que vea nuestra prosperidad en cualquier momento se pone a unos metros de nosotros ofreciendo exactamente lo mismo. Peor aún, al rato hay 2, 3 o 4 compitiendo un mercado minúsculo llevándolos a bajar sus precios y competir de tal modo que terminan quebrando todos.

Entre mayor conocimiento y dominio tengamos del tema, producto y/o servicio mayores barreras de entrada generaremos a la competencia.

Amenaza de productos sustitutivos.

Este punto consiste en tener cuidado de qué tan fácil es que alguien mejore lo que hacemos u ofrezca un producto que nos deje fuera de la jugada. Debemos preguntarnos ¿qué tan fácil es que nuestros clientes busquen sustitutos de nuestros productos? ¿Los precios que ofrece mi competencia pueden provocar que dejen de comprarme a mí? ¿Qué tanto percibe el cliente que mi producto es superior a los otros como para que siempre me elija a mi?

Rivalidad entre los competidores.

Obviamente este es uno de los factores que más debemos cuidar. ¿Qué tanta competencia tengo en mi mercado?¿Cuales son las fortalezas y debilidades de mis competidores?¿Cómo puedo estar siempre un paso adelante y con una mayor ventaja competitiva? Recordemos que esta competencia va a definir en gran medida la rentabilidad de mi negocio y en ocasiones definirá si debo proseguir o no.

Pues bien, espero que le haya podido ofrecer la oportunidad de reflexionar en cosas que le ayuden a vislumbrar mejor el entorno en el que se encuentra su empresa y le animo a que busque más métodos estratégicos pero sobre todo que tenga un espíritu emprendedor y visionario. ¡Ánimo y adelante!

¿Cómo podemos estar atentos de cómo se mueve el entorno de mi empresa? Parte 1.

En nuestros días existen varios tipos de liderazgos en las empresas que las hacen navegar en un agitado mar que es el mercado competitivo. Según las estrategias de sus líderes tendrán un prolongado éxito en su andar o se quedarán encallados en alguna pequeña isla sobreviviendo agónicamente hasta perecer.

Un ejemplo de estas empresas que tienden encallar son las que tienen un inspirador arranque pero la concentración del líder en sacar adelante la operación diaria sin siquiera tener el cuidado de levantar la vista para darse cuenta de por donde se está dirigiendo o cómo se mueven las aguas que le rodean, se está encomendando a que la suerte le lleve y en la mayoría de los casos esto no funciona.

Pienso que el modelo más correcto pinta de la siguiente manera: El heroico capitán tiene oficiales en los que confía para que saquen adelante las operaciones internas (vamos… el trabajo del día a día) y él con su experiencia está en lo alto de la nave, atento de lo que ocurre alrededor para minorizar o evitar los peligros, guiar a la tripulación a donde está el banco de peces (si hablamos de un barco pesquero) para tener la gran pesca y en su momento hacer los arreglos con otros barcos que están en la zona para hacer alianzas si es que así conviene.

No sé si logré dar un ejemplo visual de la importancia que tiene cuidar el entorno en la que está inmersa nuestra empresa. Pero en ocasiones no nos queda claro a dónde dirigir nuestra mirada a fin de lograr esto. Le propongo que reflexionemos en el modelo de “las cinco fuerzas de Porter”. Éste modelo fue desarrollado por Michael Porter en 1979 y nos sirve para analizar la competición entre las empresas. La idea es estar atento al movimiento de estas variables para que cuando haya algún cambio valorar si es necesario algún análisis a fin de planear nuestra reacción.

Vamos a examinar un poco estos factores y permítame hacerle unas preguntas a fin de lograr nuestra reflexión.

Un factor de éxito para las empresas: La Cultura organizacional. Parte 3

Por esto podemos comprender que cuando los jóvenes se incorporan a las empresas “éstas reglas implícitas” les llevan a tener un profundo compromiso con su compañía, jefe y compañeros de trabajo para el logro de objetivos comunes ¡hay que verlos trabajar, son unos robots! Prácticamente no pierden tiempo conversando, no derrochan recursos sino que los cuidan y optimizan. Por otro lado, parece que llevan circulando en la sangre la palabra calidad por lo que se esfuerzan por hacer las cosas bien y tener satisfecho al cliente. ¿A algún empresario mexicano le gustaría tener gente así en su negocio? ¿Qué tipos de resultados se tendrían y en cuanto tiempo?

Un ejemplo más para ver cómo actúa ésta cultura: Cuando la competencia es entre compañías Japonesas, son feroces adversarios a fin de demostrar que sus productos y/o servicios son mejores y que se ganarán al cliente. Pero si llega una empresa extranjera a competir, se pueden llegar a romper esas rivalidades a fin de unirse ya sea una, dos o tres compañías japonesas, ¡las que sean necesarias para vencer al “invasor”! Es llamativo ver cómo esos adversarios de pronto pueden trabajar como hermanos a fin de conseguir el bienestar de su sociedad (dicho sea de paso, la sociedad misma también pone su grano de arena al preferir comprar artículos nacionales, sabiendo que adquieren buenos productos y que apoyan a sus compatriotas).

¿Pude compartir la imagen que describo? ¿Tenemos la foto? Cómo una cultura puede guiar los corazones de la gente en cualquier nivel de la sociedad para hacerla más fuerte y exitosa. ¿Estos ejemplos nos dan luz para ver cuánto valor le tenemos que dar a éste concepto en nuestras empresas mexicanas?          ¿Cree que vale la pena esforzarse por generar una cultura entre su gente que les lleve a ser honestos, comprometidos y proactivos? Estimado amigo, le invito a que haga un análisis de la cultura que está manejando en su empresa para hacer los ajustes necesarios a fin de que los proyectos que emprenda o que está liderando tengan más posibilidades de éxito por medio del compromiso de su gente inspirada por una sana cultura organizacional.

Autor:

MTRO. ROGER SUÁREZ RUIZ

FORMACIÓN ACADÉMICA

Participante en el programa de Intercambio México – Japón.

“Estancias de Alto Nivel”.  Curso: Computer (2009)

Instituto Tecnológico de la Universidad de Kanazawa, Japón.

Maestría en Informática Aplicada (2007-2008)

Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Occidente.

Licenciado en Informática Administrativa (2000 – 2004)

Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Occidente.