Trabajemos en el origen de los resultados si queremos mejorarlos

Tom Peters (1989) dijo que las organizaciones y las personas son cuestiones decisivas en la derrota o en la victoria. Personas, organizaciones y sistemas ganan guerras y segmentos de mercado. Ellos usan tecnología para hacer esto, pero la tecnología por sí misma no es decisiva. Las grandes empresas como HP, IBM y DELL realizan enormes esfuerzos e inversiones de millones de dólares para poder crear y ofrecer computadoras cada vez más poderosas. Así mismo otras tantas compañías mundiales desarrollan programas eficientes para apoyar en la administración de toneladas de información que se genera y administra en las empresas. Sin embargo nada de esto es finalmente útil si las personas que están detrás de ellas no tienen una formación profesional y humana apropiada.

Recordemos que una organización es un sistema social de seres humanos, es una entidad viva y animada. Para manejarla debemos tratarla como tal. La era Industrial se ha quedado muy atrás. Esos años eran donde un empleado significaba un engrane más en la gran maquinaria que conformaba a la compañía y se entendía como un elemento inventariado el cual contaba con un determinado tiempo de vida y que luego podría ser reemplazado. Ese componente podía ser programado para realizar una labor específica, de tal modo que no haría un movimiento más allá de lo que se le había indicado. Incluso el famoso comediante Chales Chaplin hace una parodia de este escenario en su película “Tiempos modernos”. Gracias a Dios, esos tiempos ya quedaron atrás.

El físico Fritjof Capra (1992) dijo, “Una corporación está literalmente viva. Tiene su propia racionalidad, su propia mente, sus propias emociones y por su puesto su propia cultura. Así que no puedes simplemente dominar y controlar una organización  como lo haces con una máquina y no puedes simplemente darle instrucciones”

Por lo tanto podemos analizar a los seres vivos a fin de entender cómo opera nuestra empresa realmente. De tal manera que si observamos a las personas, encontraremos que todo el grupo de valores que tiene el individuo guiarán sus acciones, las cuales al estarlas repitiendo se llegarán a convertir en hábitos, recordemos que a fin de cuentas las personas somos seres que vivimos ejecutando una enorme cantidad de hábitos (levantarse a cierta hora en la mañana, bañarse, desayunar, trabajar, regresar a la casa, algunos atender a su familia y la mayoría de las veces, dormirse a una misma hora. Todo esto semana a semana) Esos hábitos, ya sean buenos o malos definirán los resultados en nuestra vida a largo plazo.

En las empresas ocurre algo similar, los valores o cultura organizacional determinarán las maneras de hacer las cosas, éstas cuando son formalizadas y se repiten continuamente para la elaboración de nuestro producto o servicio se convierten en procesos y todo lo anterior creará el resultado de nuestro trabajo.

Ahora bien, una vez que analizo todo lo anterior algunas respuestas me vienen a la cabeza cuando me pregunto: ¿por qué muchos de los proyectos en nuestras empresas, grupos de trabajo, organizaciones gubernamentales y hasta personales llegan de continuo al fracaso si todo pareciera indicar que sí se cuentan con planes y procesos bien pensados y definidos?

De pronto tenemos a todo un gran equipo de profesionistas trabajando duro y en equipo y luego de cierto tiempo el líder anuncia la cancelación del proyecto. O tenemos ciudades enteras con la responsabilidad de organizar un evento de clase mundial y faltando meses para comenzar el acontecimiento resulta que sólo tienen el 70% de responsabilidades terminadas. O peor aún, la frustración de una nación entera cuando ve que sus líderes realizan infinidad de promesas y anuncian grandes proyectos y vemos que de algún modo, el presupuesto original no fue suficiente y será necesario un gran endeudamiento para cubrir un misterioso incremento de costos de hasta un 300% más caro de lo que se tenía contemplado gastar. ¡¿Qué pasa?!

Yo opino que una de las respuestas la encontramos en la reflexión realizada al inicio de este escrito. Es necesario cuidar los valores que rigen a los directores, líderes, gerentes y personal que está trabajando en nuestras organizaciones. Recordemos que estos “factores” determinarán la manera en que se hacen las cosas y los resultados que tendrán al final de la operación.

Apenas acabo de hablar con un colega que es encargado del departamento de tecnologías de la información, el cual me expresaba su molestia de que un proveedor le ofrecía facturarle un 30% más caro todos los equipos que su organización adquiriría a fin de repartirse entre ellos esa cantidad adicional. Mi amigo al tener el encargo de cuidar los egresos de su institución rechazó tal oferta y canceló las operaciones con ese proveedor.

Así mismo, dos días atrás un académico compartía la experiencia de un director de una famosa empresa Mexicana el cual debía hacer una inversión altísima a fin de remodelar una gran cantidad de inmuebles que posee la compañía. De la misma manera recibió varias ofertas de disparar los costos a fin de quedarse con una gigantesca cantidad de dinero. Misma que rechazó y terminó saliendo de la institución.

Estimados amigos, pienso que tristemente son pocos los casos que podemos conocer con tan íntegro desenlace. Creo que sería mucho más sencillo si nos dieran la oportunidad de contar los casos de personas que conocemos las cuales se hicieron de grandes posesiones de una manera fácil realizando algún fraude. ¿Ahora respondemos la pregunta de por qué fracasan varios proyectos donde en la mayoría de las ocasiones son demasiadas las personas afectadas?

El desarrollo continuo de la calidad en las compañías reconoce la necesidad de un cambio en la cultura. Esto significa un cambio en los valores y creencias que influencian la actitud y operaciones del día a día. Pero, ¿cómo provocas un cambio permanente en la forma de pensar y el comportamiento? Los cambios culturales toman mucho tiempo en la organización. La perseverancia es un factor vital para lograr los éxitos. La administración debe perseverar y superar los obstáculos para cambiar la cultura. En medio de esto está arraigado la resistencia y el conflicto con los valores existentes.

Pero si me preguntaran ¿cómo podemos hacer un cambio en los resultados que está teniendo determinado grupo o empresa? Una de las primeras cosas que analizaría y por donde comenzaría a trabajar es en la cultura y valores de las personas que están trabajando en nuestra organización, ese ser vivo que debemos cuidar, alimentar y guiar para que sea sano y ejemplar.

¿Qué tan eficiente eres en tu pequeña o mediana empresa?

Qué tan eficiente eres en tu pymeCuando la gente habla sobre que tan eficiente es una pyme la mayoría se refiere a todo lo relacionado con tiempo y dinero. Cómo dueño o propietario de una pequeña o mediana empresa se puede ser ineficiente en factores personales los cuales pueden causar estrés y cansancio, pudiendo afectar a su negocio. Si estos aspectos son muy marcados pueden llegar a provocar dificultades financieras.

El decir que una persona es ineficiente no quiere decir que se una ociosa, sino más bien que puede encontrar nuevas y mejores formas de hacer un uso más eficaz de su tiempo. El mal uso del tiempo además de traer problemas económicos a la larga también pueden llegar a provocar un alto nivel de estrés, teniendo como resultado problemas con la familia y amigos, sin dejar a un lado las relaciones dentro de la empresa. Esto provoca que se rompa el equilibrio entre trabajo y vida personal.

Si bien debemos ser consientes de las presiones que conlleva dirigir una empresa, no por eso debemos dejar a un lado el sueño del porque hemos decidió crearla. Es por eso, que les dejo a continuación algunos tips para mantener nuestros ojos en el sueño y así lograr ser más eficientes con nuestro tiempo:

Establece tus tareas y llévalas a cabo. Es muy fácil distraerse con otras actividades dentro de tu negocio. No trates de añadir nuevas tareas durante el día ya que nunca podrás terminarlas todas. Lo único que lograrás será incrementar tu nivel de estrés y la ansiedad.

Delega. Es bien sabido que los dueños de una pequeña o mediana empresas creen que es absolutamente necesario conocer o estar enterado de todo lo que sucede dentro de su negocio. Es verdad que tú eres el último responsable. Sin embargo, esto no significa que tú tienes que llevar a cabo todas las actividades necesarias. Recuerda, debes ser capaz de confiar en tu personal e invitarlo a que tome las riendas.

Outsourcing. En las pequeñas y medianas empresas existen los llamados picos los cuales se presentan una o más veces al año. Habrá ocasiones en que tú y tu personal serán capaces de hacer frente a la carga de trabajo. No obstante otras veces no. Es por eso que no debes ignorar los beneficios de la subcontratación de personal calificado para llevar a cabo las tareas pendientes. Si bien, es una actividad recomendada para salir del paso siempre es mejor contar con los servicios de personal propio.

Mantener reuniones y conversaciones enfocadas. Cuando se trabajo en equipo, la necesidad de comunicarse es vital. Pero asegúrate de que el objetivo sea claro y entendible. Piensa en cómo hacer tus juntas de trabajo más efectivas.

Estas ideas no son revolucionarias. Sin embargo, el contar con buenos hábitos pueden ayudarte o facilitarte la tarea de gestión de tu pyme.

¿Falto algún otro hábito?

Fuente | sme-blog.com

Creación de Metas

Creación de MetasHay una frase que escuché de gente del medio oriente la cual dice: “Donde hay visión, hay orden”. Siento que es algo muy cierto y que vale la pena meditarlo un momento.

Una problemática que viven algunas empresas es que sus líderes generan metas de una manera poco eficiente. Cometen errores tales como ser muy ambiguos en sus declaraciones, por ejemplo: “Ser mejores que el año pasado”, Ok, ¿cuánto se necesita para ser mejores? ¿Que haya 10 dólares más en el banco? Otra frase pudiera ser “Tener suficiente presupuesto para cubrir la producción que se programe para el semestre”, ¿suficiente? ¿Cuánto es suficiente?

En otras ocasiones el ímpetu del líder hace que las metas que propone parecieran despegar de la realidad. Por ejemplo “Seremos mil veces mejor que cualquier otra empresa del país” (Bueno, específicamente a éste amigo le diría que: ¡Ya te he dicho tres millones de veces que no exageres!)

Muchas de estas metas, al exponerlas pueden sonar esperanzadoras e inspiradoras, pero no se trata de construir castillos en el aire.

A fin de evitar lo anterior quisiera que razonáramos algunos principios para la generación de metas.

Número uno, es conveniente que definamos de dónde vamos a sacar la visión para comenzar a generar ideas. Para esto, la respuesta se encuentra en la misión escrita con la que debe contar la empresa. Recordemos que es la misión la que nos declara la razón de ser de la compañía. Entonces debemos asegurarnos que las metas que declaremos sean para respaldar esta misión conforme sus valores. Por ejemplo, la mayoría de las empresas internacionales tienen un fuerte compromiso con la calidad. Teniendo en cuenta esto, no podemos concebir a un gerente de división dictando la meta de “producir 100 lotes de una medicina muy delicada a fin de mes a cualquier costo”, poniendo en riesgo la consistencia ideal del producto y la salud de los consumidores. La meta debe respaldar el compromiso del corporativo para “ser líder en el campo de la medicina con productos de alta calidad”.

En segundo lugar debemos hacer una seria evaluación de los recursos, tanto materiales como humanos para la consecución de las metas. Hay ocasiones que gerentes hacen compromisos con la alta gerencia o los inversionistas que son prácticamente imposibles de lograr con lo que se tiene a la mano, pero con tal de salir de un aprieto, o de conseguir más tiempo, calman la tormenta con metas del estilo. Entonces debemos de decir, que aunque los objetivos globales sean difíciles, hay que ser realistas con los compromisos que hacemos.  Por ejemplo, si un supervisor de calidad detecta que un proveedor está entregando un 15% de producto dañado y se intenta comprometer a tener un 5% máximo de unidades con desperfectos, no podrá lograrlo por más que cuide la calidad del resto de los componentes.

En tercer lugar, hay que decir que se vale pedir opiniones de los expertos. Uno puede ser un genio en una materia, pero la mayoría de los grandes logros llegan a estar compuestos de la intervención de varias disciplinas (matemáticas, físicas, intelectuales, artísticas, etc.) y que si bien, con nuestro ingenio podemos producir buenas ideas, al tener la opinión de más personas, toda idea es susceptible de mejorarse.

En cuarto lugar hay que escribir las metas y comunicarlas eficientemente a el resto del equipo. A mi me ha tocado ser testigo de los desastres que se pueden generar cuando la dirección tiene brillantes ideas, ambiciosos objetivos, pero nada de eso se permea a los mandos bajos y mucho menos al resto de los empleados. Pareciera que estas personas dieran por hecho que el resto de su personal ya ha comprado el nuevo Ipod XIV que ya incluye lector de ondas cerebrales. Es mejor que las metas se comuniquen por escrito, ya sea en letreros, memorándums, correos electrónicos, etc. El equipo debe estar enterado claramente de lo que se espera de ellos.

En quinto lugar debemos asegurarnos que contemos con las métricas suficientemente claras para tener los medios suficientes para estar enterados de que estamos logrando correctamente nuestra meta. Por ejemplo, si nuestro objetivo es generar $1’200,000 anuales, ya sabemos que mensualmente debemos estar ganando $100,000 y que si por algo no se está logrando esto completamente mes a mes, tenemos que hacer ajustes para cumplir la meta al terminar el año.

Finalmente, no nos quedará más que evaluar los resultados. Una vez que nos hayamos asegurado que nuestra meta va a respaldar la misión de nuestra empresa, estemos seguros que tenemos los medios para lograr la meta la cual fue enriquecida por un grupo de expertos y que fue comunicada apropiadamente, tendremos más posibilidades de lograr lo visionado. Lo mejor de esto es que con el paso del tiempo y el logro de objetivos estaremos generando una valiosa experiencia que nos permitirá mejorar nuestra estrategia en la generación de metas.