Cómo resolver un problema las 8D (Ocho disciplinas)

Las Ocho disciplinas para la resolución de problemas (en inglés Eight Disciplines Problem Solving) consiste en método empleado para la resolución de problemas el cual es usado más frecuentemente por ingenieros de calidad, sin embargo puede ser utilizado por cualquier persona para la solución de problemas en cualquier área de trabajo. Posee otros nombres como son:  8D, resolución de problemas 8-D, G8D o Global 8D.

¿Cuáles son algunos usos de las 8D?

  • Resolver inconformidades de los clientes
  • Resolver reclamos de proveedores o clientes
  • Problemas que se presenten de manera repetitiva y deseen solucionarse en cualquier área de trabajo
  • Necesidad de abordar problemas desde la visión de un grupo

¿Cómo utilizar las 8D?
Para poder utilizar las 8D el primer paso es que todos los miembros del equipo conozcan como funcionan, en qué consisten cada una de ellas, así como los pasos necesarios para cada una de ellas. Pero  lo más importante es que el responsable conozca perfectamente la herramienta. Pues el éxito o fracaso del uso de la herramienta considero que depende principalmente del líder pues es el encargado de la creación del equipo, así como dirigir la sesión y llevar a cabo las acciones correctivas y preventivas.

La explicación de cada una de las 8D las explico a continuación.

D1: Formación de un equipo de expertos que cubran todas las funciones. Es la parte más importante del uso de las 8D. Si el equipo conformado no posee el conocimiento, habilidades e inclusive la autoridad para dar una solución al problema no se logrará avanzar. Dentro de este punto es necesario que explique los roles que juega cada integrante del equipo, la estructura y responsabilidades. Invite a personal capacitado en el área relacionada al problema.

D2: Definición del problema. Simplifique el problema, hágalo entendible para todos los miembros del equipo, muestre datos que reflejen el problema. Si el problema no es cuantificable busque la forma de obtener datos concretos. Además trate de resolver las preguntas, ¿qué? ¿cómo? ¿cuándo?¿dónde?¿porqué?

D3: Implementar y verificar una acción de contención provisional. Solicite tomar acciones temporales contener el problema, disminuirlo  o para evitar que crezca más. Estás acciones temporales servirán para la contención del problema hasta que se presente la solución final.

D4: Identificar y verificar la causa raíz. Identifique las causas raíz del problema utilice un Diagrama de Ishikawa, trate de llegar hasta la raíz del problema.  Este punto es muy importante pues de aquí parten todos los esfuerzos para la solución del problema.

D5: Determinar y verificar acciones correctivas permanentes. En este punto se determinan las acciones correctivas para el problema, tomando siempre en cuenta que estas acciones no provoquen efectos secundarios en algunos otros procesos. Pues es muy común que para resolver problemas modificamos procesos los cuales no tomamos en consideración y esto a su vez provoca más y más problemas. Por eso antes de determinar acciones correctivas permanentes debemos de revisar los procesos que se verán afectados

D6: Implementar y verificar las acciones correctivas permanentes. Realice las acciones correctivas propuestas en la D anterior. No se olvide de medir, medir y medir para conocer si las acciones que se han propuesto han dado los resultados esperados. Aquí es donde se suele fallar mucho pues solamente nos dedicamos a implementar y en muy raros casos realizamos mediciones.

D7: Prevenir la re-ocurrencia del problema y/o su causa raíz. Ya que conocemos este problema y como poder resolverlo debemos de aprender y establecer  controles necesarios para evitar que este problema se vuelva a repetir nuevamente. Este siempre debería ser nuestro objetivo “Una vez que hayamos resuelto un problema, este no debe de presentarse nuevamente es nuestra empresa”

D8: Reconocer los esfuerzos del equipo. Felicite a sus colaboradores en la solución de un problema. Esta fase no se debe omitir nunca. Pues si el trabajo no es reconocido muchas veces los colaboradores se reúsan a colaborar nuevamente. Es por eso que puede crear un sistema de recompensas, no necesariamente monetarias ni en especie. Puede ser con un simple reconocimiento público.

Espero y esté artículo te haya ayudado a conocer una nueva herramienta para la resolución de problemas. Aplícala y verás como la solución de problemas se hace una tarea más sencilla.

Software para elaborar un diagrama de procesos

Cada vez  es más común encontrar empresas que sin importar su tamaño o giro comercial cuenten con manuales de políticas y procedimientos.  Las nuevas tendencias administrativas sobre todo aquellas basadas en certificaciones internacionales como es el caso de ISO9000, obligan a que  las empresas cuenten con procedimientos claramente definidos   y estandarizados en manuales que puedan ser consultados por sus directores, gerentes, empleados o en algunos casos por sus proveedores. Si bien es cierto que la norma no nos obliga a seguir un mismo patrón para la elaboración y documentación de los procesos, existen herramientas diseñadas para llevar a cabo esta tarea dentro de las organizaciones.

Existen diversas herramientas que nos permiten llevar a cabo los diagramas de procesos. En el mercado podemos encontrar herramientas desde muy básicas que nos permiten completar la tarea hasta muy avanzadas las cuales nos brindan un valor agregado como es el caso de Microsoft Visio del cual hablaremos más adelante.

Sólo por mencionar algunas herramientas básicas que nos permiten realizar los diagramas de procesos se encuentran: Word, Excel, PowerPoint, así como los programas pertenecientes a la suite ofimática Open Office (de distribución libre, la cual es una excelente alternativa para no pagar licencias, y ampliamente recomendada). Sin embargo si deseamos elaborar diagramas de procesos más profesionales,  y contar con una herramienta diseñada exclusivamente para esa tarea debemos de hablar sobre dos herramientas las cuales he utilizado en el pasado para realizar manuales de procedimientos, y las cuales recomiendo. A continuación explico cada una de ellas.

Dia. Es una aplicación para crear diagramas técnicos. Su interfaz y funciones es muy similar Visio programa de Windows. Cuenta con características incluyen la impresión de varias páginas, la exportación a muchos formatos (EPS, SVG, CGM y PNG), y la habilidad de usar formas personalizadas creadas por el usuario como simples descripciones XML , Dia es útil para dibujar diagramas UML, red de mapas y diagramas de flujo. Dentro de las principales ventajas con las que cuenta Dia, es su licencia GNU la cual lo hace un software de distribución es libre, es decir, todos pueden hacer uso del software sin necesidad de pagar licencia.

Microsoft Office Visio. Facilita a los profesionales empresariales la visualización, el análisis y la comunicación de información compleja. Pase de texto y tablas complicadas y difíciles de comprender a diagramas de Visio que comunican información de un vistazo. En lugar de imágenes estáticas, cree diagramas de Visio conectados a datos que muestran información, son fáciles de actualizar y pueden aumentar espectacularmente la productividad. Use la amplia variedad de diagramas de Office Visio para comprender, procesar y compartir información sobre los sistemas, recursos y procesos organizativos de su empresa.

Microsoft Office Visio  está disponible en dos ediciones independientes: Office Visio Professional y Office Visio Standard. La versión estándar tiene la misma funcionalidad básica que la versión profesional e incluye un subconjunto de sus características y plantillas.

Sin embargo la versión profesional ofrece funcionalidad avanzada, como conectividad de datos y características de visualización, que no se incluyen en la versión estándar. La principal desventaja con la que cuenta Microsoft Visio es que debemos de pagar por utilizar la licencia, la cual no viene incluida en la versión de Microsoft Office.

Existen muchas otras herramientas en el mercado, sin embargo estas son con las que tenido la oportunidad de trabajar. Si tú has trabajo con alguna otra te invito a que nos brindes tus experiencias y comentarios al respecto.