Área de Trabajo Limpia

5 Consejos para mantener limpia tu área de trabajo

Para muchas personas (incluyéndome) se nos dificulta mantener nuestra área de trabajo limpia y ordenada. Sé que muchos nos justificamos con la frase “dentro de mi desorden, tengo mi propio orden” pero la triste realidad es que no es así. Considero que la limpieza y orden dentro de nuestra oficina es fundamental para un correcto desempeño de nuestras actividades diarias y del negocio.

Existen muchas herramientas administrativas que podemos utilizar para llegar a tener un espacio de trabajo limpio y ordenado. Una de ellas y creo que viene siendo la más utilizada por las empresas son las 5’s.

La metodología de las 5’s se basa en cinco principios o pasos muy sencillos. Su nombre viene por la primera letra de cada uno de los pasos que conforman dicha metodología, la cual está conformada por:

  1. Seiri (Clasificación),
  2. Seiton (Ordenar),
  3. Seisō (Limpieza),
  4. Seiketsu (Estandarización)
  5. Shitsuke (Disciplina).

Si deseas leer más sobre las 5’s te reconcomiendo leer el artículo titulado: Metodología de las 5’s

Bueno sin más vueltas aquí les dejo los:

5 Consejos para mantener limpio tu área de trabajo

1. Utiliza organizadores, recipientes o bandejas.

Emplea organizadores para ordenar cartas, hojas, papeles, etcétera. Además, es común encontrar una gran cantidad de plumas, lápices y marcadores sobre nuestro escritorio. Es por eso, que debemos utilizar recipientes o bandejas para guardarlos.

Otro aspecto a considerar son los cables de nuestra computadora. Muchas veces utilizamos dos monitores, impresora, escáner, y los cables se encuentran mal organizados. Este tipo de detalles no solo brindan una mala impresión sino que además pueden causarnos algún accidente.

2. Ten un bote de basura cerca de tu escritorio.

En verdad llama la atención el tiempo que desperdician las personas por no contar con un bote cercano a su lugar de trabajo. El costo de un cesto o bote de basura no es muy elevado así que puedes invertir comprando uno.

3. Mantén  tu escritorio libre de elementos no esenciales.

Para evitar el desorden innecesario retira libros, cuadernos, cartas, facturas, etcétera. Un espacio de trabajo ordenado sin duda te ayudará a mejorar tu productividad.

4. Utiliza agendas electrónicas o herramientas tecnológicas.

Si bien, las agendas en papel todavía son muy utilizadas, debemos aprovechar sin duda alguna las nuevas herramientas tecnologías que existen actualmente ya que además podemos compartirlas con nuestros colaboradores como es el caso de Google Apps.

5. Tu escritorio es para trabajar.

Muchas veces utilizamos nuestro escritorio para comer, ver televisión, jugar con los hijos, etcétera. Si bien, todas estas actividades las puedes realizar, no es muy recomendable hacerlo ya que pueden provocarte alguno que otro accidente del cual te podrías arrepentir. Es mejor evitar desde un principio todo tipo de accidentes.

Y tú ¿tienes tu área de trabajo limpia y ordenada?

Metodología de las 5S’s

Las 5S´s es una metodología que se basa en cinco principios o una serie de cinco pasos muy sencillos. Este método se denomina así  por la primera letra (en japonés) de cada uno de sus cinco pasos, es una técnica de gestión japonesa basada en principios simples los cuales son:

  • Seiri: Clasificación. Separar innecesarios – Es elegir todo aquellos que no necesitamos diariamente dentro de nuestra área de trabajo, identificarlo y separarlo.
  • Seiton: Ordenar. Situar necesarios – Es mantener un mismo lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
  • Seisō: Limpieza. Suprimir suciedad – Limpiar todo desde herramientas, máquinas, pisos, escritorios, raks.
  • Seiketsu: Estandarización. Señalizar anomalías – Es asegurarse de que los pasos que hemos realizado con anterioridad puedan ser llevados a cabo por cualquier área de la empresa y de la misma manera.
  • Shitsuke: Disciplina. Seguir mejorando – Es mantener la metodología de las 5S´s como parte de nuestra cultura, así como de nuestras actividades diarias, logrando la participación de todos los miembros de la organización.

Algunos de los beneficios que podemos encontrar al utilizar la metodología de 5S´s son: reducción de rechazos internos de productos,  reducción de espacio de almacenaje, reducción en la superficie de trabajo (oficinas y talleres), reducción de tiempos muertos, identificación de máquinas defectuosas (aceite tirado, lubricante, etc.), reducción de horas maquina paradas.

A continuación anexo tres videos explicativos de las 5S’s,  que muestran a través de ejemplos claros y sencillos  ¿qué son las 5S´s? y ¿para qué sirven las 5S´s?

Video Metodología de las 5S´s  — Parte I
[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=G0aw8qvgcN8&feature=related[/youtube]

Video Metodología de las 5S´s  — Parte II
[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=u8pGpstlvEQ&feature=related[/youtube]

Video Metodología de las 5S´s  — Parte III
[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=Y7iQmcTiQhQ&feature=related[/youtube]

¿En tu empresa han implementado las 5S´s? ¿Cuáles han sido tus experiencias con esta metodología?

La necesidad de conocer los procesos en las Pymes

La importancia de conocer los procesos dentro de una empresa parece una práctica olvidada por las pymes, más no así por las grandes compañías las cuales han sabido aprovechar al máximo todas las ventajas que les trae el conocer sus procesos. Muchas invierten grandes cantidades de dinero para adquirir los mejores software para elaborar diagramas de procesos.

Es triste ver la realidad en que se encuentran muchas de las pequeñas y medianas empresas hoy en día. Las cuales en promedio no pasan los 2 años de vida. Si bien es cierto que la mayoría de las pymes fracasan por los altos costos de financiamiento,  la falta de controles, así como también por negligencia, falta de experiencia  y preparación de los fundadores o emprendedores en cuanto a la administración se refiere. Debemos considerar que los empresarios centran sus esfuerzos en actividades  tales como  ventas y comercialización, pero  también  descuidan y van dejando  a un lado los procesos de la empresa.

Las acciones  que le permitieron tener éxito al emprendedor durante los inicios de la empresa, ya no pueden ser consideras como lineamientos a seguir, esto debido a que ya no arrojan los mismos resultados que durante la fase de creación de la empresa. Este esfuerzo desarrollado por los “emprendedores”, es excelente durante algún tiempo. Sin embargo llega el momento a toda empresa donde los problemas muchas veces rebasan la capacidad del empresario, por lo cual es necesario recurrir a otras alternativas para lograr: resolver problemas, reducir costos, pero el aspecto más importante es el de satisfacer las necesidades del cliente. Este debe ser el objetivo principal por el cual debemos  de conocer los procesos de nuestra empresa.

No debemos olvidar que una pequeña empresa que desea lograr  el crecimiento a largo plazo, debe de conocer muy bien todos sus procesos.

Estas son sólo algunas razones  que han venido a mi mente y por las cuales considero que las empresas no deben de olvidarse de sus procesos.

Para lograr mejoras dentro de la organización debemos de conocer claramente ¿qué es lo que hacemos?, ¿cómo lo hacemos? y ¿para quién lo hacemos?  Una vez que hayamos podido contestar estas preguntas estaremos un paso adelante para lograr mejoras sustanciales dentro de la empresa. Existen muchas herramientas para lograr contestar esas preguntas sin embargo estas se verán más adelante en artículos posteriores.

¡Ojo! no debemos de caer en  tentación que una vez que hayamos  mapeado  o documentado los procesos, los problemas desaparecerán por si solos. Esto es sólo el primer paso para lograr mejoras sustanciales en la empresa.

En resumen la necesidad de conocer los  procesos  es  y siempre deberá ser  satisfacer las necesidades del cliente,  a través de la optimización de los recursos internos de la organización. Es decir, incrementar los ingresos y reducir los costos de la organización.

Una vez que hayamos comprendido la importancia que representa tener documentados nuestros procesos, podremos empezar a utilizar las herramientas necesarias para su documentación, análisis y mejora.

¿Cómo elaborar un diagrama de causa-efecto?

El diagrama de Ishikawa o causa-efecto, conocido también como diagrama de pescado. Fue desarrollado por el Dr. Kaoru Ishikawa en el año 1953. Esta herramienta se utiliza para identificar las causas potenciales de un problema. El diagrama representa la relación entre el efecto (problema) y sus causas probables.

El nombre de “diagrama de pescado” surge debido a la similitud que guarda con la figura de un pez, la cual consiste en una representación gráfica en la que se puede observar  una especie de espina central (columna vertebral), que se encuentra dibujada de manera horizontal y unida directamente con el problema a analizar el cual se encuentra escrito en la parte derecha, dentro de un recuadro (cabeza).

Partiendo de la espina central podemos encontrar cuatro o más líneas que apuntan hacia la línea central, llamadas espinas principales (causas principales), y que estas a su vez cuentan con líneas o espinas inclinadas, llamadas espinas secundarias (subcausas).

El diagrama de causa-efecto puede ser usado  para facilitar el análisis de problemas y sus soluciones en áreas como es la calidad de los procesos, los productos y servicios, entre otras.

El Dr. Kaoru Ishikawa comprobó que muchos de los problemas tienen cuatro categorías o espinas principales, las cuales son:

  • personas,
  • materiales,
  • maquinaria,
  • procesos (o métodos).

Estas cuatro cubren la gran mayoría de las categorías potenciales, sin embargo pueden existir algunas otras, que no puedan ser incluidas dentro de las ya mencionadas.

Pasos para la elaboración de un diagrama de causa-efecto

  1. Debemos dibujar un diagrama en blanco.
  2. Escribir de una manera breve y clara el problema a analizar.
  3. Identificar y escribir las categorías que consideremos apropiadas para nuestro problema. Podemos tomar como base las cuatro principales, y de ahí partir para la creación de nuevas categorías.
  4. Realizar una tormenta de ideas con el fin de proponer tantas causas principales  como sea posible, esto con el fin de no omitir alguna, y que pueda ser pasada por alto. Debemos de ir anotando las causas dentro de la categoría a la cual corresponda.
  5. Una vez que hemos identificado las causas principales procedemos a preguntarnos, ¿Por qué ha surgido determinada causa principal? Esto con el fin de identificar cuáles han sido las causas secundarias (subcausas) que han provocado a las causas principales.
  6. Ya que hemos identificado tanto las causas principales como las causas secundarias procedemos a realizar un análisis detallado de cada una de ellas, para seleccionar aquellas causas que estamos en posibilidad de corregir de una manera inmediata, y asignar aquellas causas que se encuentran fuera de nuestras manos, a un responsable para su solución.

Después de haber realizado modificaciones o correcciones a las posibles causas que han provocado el problema debemos de considerar realizar un análisis y evaluación de las acciones tomadas.

Esto con el fin de ir generando una base de datos sobre problemas resueltos, con objetivo de crear una empresa gestora del conocimiento de lo cual hablaremos más adelante en algunos otros artículos posteriores.

Ejemplo de un Diagrama de Causa y Efecto

Ejemplo Diagrama de Ishikawa

Foto: www.wikipedia.org