5 preguntas que debes contestar antes de invertir en un sistema de video conferencia

Uno de los servicios que ha venido creciendo durante los últimos años es el de video conferencia. Esta herramienta permite realizar juntas virtuales con varias personas al mismo tiempo sin importar su ubicación física.

En realidad se dice muchas cosas positivas relacionadas al video conferencia. Sin embargo, muchas veces las pymes son “apantalladas” por soluciones que sobrepasan por mucho sus necesidades y terminan pagando un precio muy alto ya que no utilizan el 100% de la herramienta o también se puede dar el caso de que la herramienta no cumple con los requisitos de la pyme.

Durante algunos artículos siguientes hablaré sobre algunas de las herramientas de video conferencia con las cuales he trabajo y recomiendo ampliamente, además trataré de brindar sus principales características. Para que puedan servir de guía para las pymes que estén pensando en adquirir un servicio de video conferencia.

No obstante, el día de hoy el artículo está pensado para hacerte reflexionar antes de conocer las opciones que existen en el mercado.

1. ¿Cómo vamos a utilizar las comunicaciones de vídeo?
Antes de realizar la compra o renta del servicio debemos tener muy claro el objetivo por el cual vamos a adquirir el servicio de video conferencia, ya sea para disminuir costos de viáticos o para agilizar las comunicaciones dentro de la empresa. Sin un punto de partida será muy difícil poder medir los beneficios obtenidos de la herramienta.

2. ¿Se adapta el sistema que pensamos adquirir con la tecnología que tenemos?
Muchas veces nos emociona la oportunidad de invertir en nueva tecnología sin saber si podrá “entrelazarse” con la tecnología que tenemos en nuestra empresa. Es por eso, que es tan importante conocer los requisitos que necesita dicha tecnología y cómo podemos adaptarla con la que ya tenemos..

3. ¿Cuánto cuesta?
Si bien, me considero una persona que está totalmente en contra de adquirir o comprar sistemas de información basados en el precio. Muchas personas así llegan a tomar sus decisiones. Yo recomendaría que el precio no fuera una variable para adquirir o no cierta tecnología de video conferencia. No obstante, si tener en cuenta el ROI.

4. ¿Es fácil su mantenimiento? ¿Cuento con personal calificado?
Es común encontrar pymes que realizan inversión en hardware, software así como maquinaría y nunca se dan el tiempo de pensar que se necesita mantenimiento para seguir funcionando. Realiza una investigación sobre empresas que te brinden el servicio de mantenimiento y actualización, o si cuentas con personal calificado para llevar a cabo estas tareas.

5. ¿La inversión vale la pena?
Como mencionaba en puntos anteriores el ROI es una de las formas más sencillas para saber si vale o no la pena para realizar una inversión en esta clase de sistemas. Es por eso, que debemos trabajar en conjunto con nuestro proveedor para establecer la forma en que podamos demostrar el retorno sobre la inversión.

¿En tu empresa utilizan un sistema de video conferencia? ¿Qué sistema utilizan?

Invertir o no en tecnología

Si bien es cierto que una de las decisiones más difíciles de las empresas es la inversión en nuevas tecnologías, ya que la mayoría de los empresarios, dueños o directores carecen de una visión sobre lo que las nuevas herramientas tecnologías pueden hacer por su organización. Y prefieren seguir como lo han venido haciendo los últimos años.

Sé de antemano que muchas veces la culpa no es de los empresarios, sino de las personas “encargadas” del área de sistemas. Aunque en muchos casos toda la responsabilidad recae en el dueño o gerente de la pequeña o mediana empresa, ya que no se cuenta con un responsable.

Una realidad es que no se desea invertir en tecnologías de la información, ya que es preferible conseguir el software de manera ilegal. Y está es sin lugar a duda la principal opción para las pequeñas y medianas empresas, ya que por un par de dólares se puede conseguir cualquier software administrativo. En realidad he visto como empresas llegan a trabajar con sistemas como Oracle, SAP, o Microsoft Dinamycs de manera ilegal.

Es por esto que está semana estaré hablando de software libre, algunas son opciones muy similares a los programas de pago, y algunos considero que los superan.

Hablaré sobre sistemas operativos, software ofimático, ERP, contabilidad, administración de proyectos, etc…

Algunos de ellos ya ha sido nombrados dentro del blog, sin embargo me gustaría refrescar la memoria.

Es más te invito a que si conoces algún software libre nos lo hagas llegar.