Herramientas para respaldar la Información de tu PyME

Realizar respaldos  o back up de  información es una tarea que se les olvida llevar a cabo en gran medida a las PyMES. Las principales razones por las cuales no realizan respaldos de información es que muchas de ellas no saben cómo hacer respaldo de su información, o desconocen que existen herramientas online que nos facilitan esta tarea.

Es por eso, que me gustaría hablar sobre tres herramientas que vale la pena considerar para administrar las copias de nuestra información a través de la red. Todos estos servicios permiten accesar a nuestros archivos por medio de un navegador. Asimismo, nos permiten acceder a través de nuestros dispositivos móviles

Herramientas para respaldar información en línea

Herramientas para realizar back up

DropBox. Una herramienta que nos permite almacenar hasta 2GB de manera gratuita, incrementando el espacio de almacenamiento contratando sus planes establecidos. Dropbox funciona sobre cualquier plataforma sin importar si es Windows, Mac, Linux o algún dispositivo móvil como iPhone, Android o BlackBerry.

Además, te permite trabajar con tus archivos sin estar conectado a Internet.

Box. A diferencia de DropBox permite almacenar hasta 5GB de información de manera gratuita permitiéndonos subir archivos de hasta 25MB cada uno. Nos permite compartir nuestros archivos a través de enlaces, así como poder accesar desde nuestro móvil. Con Box no debes preocuparte por el espacio en disco que utilices ya que es escalable, y puedes ir incrementándolo según sean tus necesidades.

También te integrar una gran cantidad de software de terceros como son: Google Apps, SalesForce y NetSuite entre otros.

Amazon Simple Storage Service (Amazon S3). Este sistema proporciona una sencilla interfaz que facilita como empresa almacenar  y recuperar cantidades de datos muy grandes de manera rápida y sin perdidas de información. Amazon S3  es utilizado en mayor media para almacenar información vital de la empresa, como vienen siendo bases de datos o correos electrónicos.

Una de sus principales ventajas es que pagas por lo que utilizas, haciendo que los precios sean centavos de dólares. Sin duda, una excelente opción para respaldar nuestras bases de datos.

vtiger CRM Software

vtiger Software CRM para PyMES

vtiger es un software CRM (Customer Relationship Management) de código abierto que es utilizado por las PyMES para gestionar a sus clientes. Es considerado  por muchos como el software CRM Open Source número uno a nivel mundial.

Existen muchas ventajas al usar este software CRM dentro de las cuales se encuentran:

  • Gestión de campañas y marketing por correo electrónico. Nos permite enviar campañas de correo electrónico, además de darles un seguimiento a las mismas.
  • Administración de Inventarios. Facilita la gestión del stock de productos, facturación, etcétera.
  • Integración con correo electrónico. Con plugins simplifica la conexión con los principales gestores de correo electrónico (Outlook y Thunderbird), y Gmail.
  • CRM para móviles. Cuenta con aplicaciones para los principales sistemas operativos de móviles (OS y Android).
  • Comunidad. Existen miles desarrolladores alrededor del mundo, los cuales crean extensiones que facilitan la integración con software de terceros.

Actualmente cuenta con dos versiones de las cuales podemos seleccionar la que sea más acorde a nuestras necesidades.

Versiones de Software CRM vtiger

On Demand. Esta versión no requiere instalación, es decir, se instala en los servidores de la empresa vtiger. Por solo $12 dólares por usuario al mes podemos hacer uso de esta poderosa herramienta de gestión.

Algunas de las principales ventajas con las cuales cuenta son:

  • No requiere instalación.
  • Cuenta con más de 15 módulos.
  • Actualizaciones continuas.
  • Respaldo de nuestra información en los servidores de Amazon.

Código Abierto. Con esta versión la instalación corre por nuestra cuenta. Somos los responsables absolutos del mantenimiento y gestión del CRM. Cuenta con los mismos 15 módulos que la versión de paga. Una buena opción para aquellas empresas que cuentan con personal especializado en Tecnologías de Información.

Instalación de vtiger

Para todos aquellos que desean utiliza este software CRM en su PyME y no saben cómo instalarla. A continuación les dejo un video que explica paso a paso el proceso de instalación.

Si ya cuentas con una instalación, pero aún no sabes cómo aprovecharla al 100% te dejo un enlace al manual de uso de vtiger.

Ofipro Software de Contabilidad y Gestión Comercial

Imagina gestionar tu empresa  y llevar tu contabilidad desde cualquier parte del mundo, sin importar si estas de vacaciones o fuera de la ciudad por un viaje de negocios. La evolución de las tecnologías ha permitido que muchas empresas faciliten herramientas o software capaz de poder ejecutado totalmente online o también llamado desde la nube (SaaS).

Una de las soluciones para empresas que facilitan la administración desde la nube es OfiPro. Esta solución permite que la administración sea ágil y fluida.

Dentro de los principales módulos con los que cuenta  OfiPro para la gestión empresarial se encuentran: clientes, proveedores, almacenes, artículos, stock, compras, ventas, contabilidad, precios, descuentos, agentes comerciales, contabilidad financiera, planes contables, tesorería, etcétera.

Las versiones con las que cuenta OfiPro son: facturación, facturación + contabilidad, ERP, Asesorías, centros de formación y franquicias.

Los precios varían según la versión del software que contratemos. Partiendo de 9.95

OfiPro Software de Gestión

Ventajas que tienes como PyME al utilizar herramientas de colaboración

La importancia de la colaboración dentro de una PyME es fundamental. Permite eficientar  procesos, además de acelerar la identificación de aéreas de oportunidad para las pequeña y medianas empresas. Anteriormente las PyMES no podrían tener acceso  a herramientas de colaboración ya que estaban restringidas para los grandes corporativos, debido a los grandes costos que representaba tener una herramienta de esas características.

No obstante, los avances tecnológicos han permitido que los costos de adquirir estas herramientas sean casi nulos, reduciendo las barreras de entrada casi en su totalidad. Lo cual ha provocado que cada día más empresas aprovechen estas tecnologías.

Alguna s de las ventajas que brinda tener una herramienta de colaboración dentro de una PyME son:

Mejora las relaciones con nuestros clientes. Permitirles el acceso a nuestros clientes a información de la empresa como podrían ser manuales, archivos PDF, o simplemente formularios para quejas y sugerencias. Nos facilitará crear relaciones a largo plazo con ellos.

Información no duplicada. El tener os archivos en un solo lugar permite que la información fluya más rápidamente por la empresa. Evita mucho re-trabajo provocado por trabajar versiones de archivos anteriores u obsoletos. Centra la información en un solo lugar. Evita pérdidas de información relacionadas con la actualización de equipos de cómputo.

Mejora la comunicación.  Muchas de las herramientas de comunicación utilizadas permiten crear espacios donde los empleados pueden  compartir información, así como conectarse vía chat o video conferencia haciendo los procesos de comunicación mucho más rápidos y sencillos.

Ahorra costos en licencias. Algunas herramientas como Google Docs nos permiten  crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, sin necesidad de invertir en una licencia de Office o de instalar Open Office. Además ahorra tiempo de costos de instalación e infraestructura para las PyMES.

Acceso desde cualquier parte. Uno de los principales problemas a los cuales se enfrentan la mayoría de los empresarios es el llevar la información a con sus clientes o a través de sus viajes. Debido a que muchos empresarios son los dueños y que a su vez fungen como vendedores. Es por eso, que utilizan sistemas de colaboración para evitar tener que estar llevando información en USB´s.

Herramienta de Colaboración Google Docs

Google Docs herramienta de colaboración para PyMES

La colaboración se da en cualquier tipo de empresa sin importar el tamaño o el rubro donde se encuentre. Las PyMES necesitan compartir información, es un hecho.  He tenido la oportunidad de trabajar con pequeñas y medianas empresas, y he observado que la mayoría trabaja de una forma curiosa. Su proceso es muy simple y poco efectivo. A continuación explico cómo trabaja:

Una persona crea un archivo en Excel, Word o PowerPoint, y se lo envía a otra persona dentro de la misma empresa  a través de un correo electrónico para que este a su vez realice las modificaciones que necesita. Una vez que ya ha realizado las modificaciones necesarias, envía el mismo archivo a otra persona dentro de la empresa para seguir con el proceso de completar la información. Y así sucesivamente hasta que el archivo se encuentra completo.

Considero que este proceso es poco óptimo para las PyMES. Sobre todo por las nuevas tecnologías existentes que permiten la colaboración en línea.  Estas herramientas nos permiten crear archivos en línea sin necesidad de estar enviando correos electrónicos y tener varias copias de un archivo en diferentes computadoras.

Es por eso, que el día de hoy me gustaría hablar sobre Google Docs una herramienta creada por el gigante de Mountain View  a la cual podemos accesar desde Internet  y que bien puede ser aprovechada por las PyMES.

Google Docs y Hojas de cálculo (Google Docs & Spreadsheets). Es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye un Procesador de textos, una Hoja de cálculo, Programa de presentación básico y un editor de formularios destinados a encuestas.

Con Google Docs podemos crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y bases de datos desde la misma aplicación o importarlos utilizando su interfaz web o enviándolos utilizando el correo electrónico. Además, puede ser utilizado como una herramienta de almacenamiento en línea ya que nos permite subir casi cualquier tipo de archivo.

A continuación les dejo un video donde explican a detalle que es Google Docs.

[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=5CGP_jFk7fI[/youtube]

WunderList administra tus tareas de una forma sencilla y efectiva

La administración de las tareas es fundamental para el éxito personal. Hasta el día de hoy, no he tenido el placer de conocer a una persona que haya tenido éxito sin haber administrado sus tareas.

La verdad tengo que admitir que en mis tiempos de universidad no era bueno administrando mis tareas y obligaciones. Muchas veces no entregue trabajos por no saber los días los cuales debíamos hacerlo.  También debo admitir que no estudié para algunos exámenes por la misma razón.

Esta situación o es algo que me enorgullece, sino más bien todo lo contrario. Debido a que en la vida real una falta de compromiso o de entrega es perder a un cliente. Si bien, aprendí por la mala debo admitir que la lección ha sido aprendida. Y hoy puedo decir que soy una persona que llega siempre minutos antes a las reuniones y todas las tareas son cumplidas en tiempo y forma.  Gracias a esta nueva forma de ver las responsabilidades me he propuesto la tarea de buscar nuevas y mejores herramientas para la gestión de tareas.

Es por eso, que escribo este artículo ya que recientemente he tenido la oportunidad de probar WunderList. Esto, gracias a la recomendación que me hizo un cliente, quien por cierto es una de esas personas que siempre se encuentra en búsquedas de las últimas novedades en cuanto a la tecnología se refiere.

WunderList

¿Qué es WunderList?
Lo que he podido observar del tiempo que llevo usando WunderList, puedo decir que es una herramienta para  crear  listas de tareas según nuestros gustos y necesidades. Creo que puedo decir que es mucho más que Evernote –para los que la conocen- .

Algunas de sus principales características son:

  • Gratuita. Puede ser utilizada sin necesidad de realizar pago alguno.
  • Multiplataforma. Puede ser utilizada en dispositivos móviles con sistema operativo Android, IOS de Apple, así como en computadoras que tengan instalado Windows o Mac OSX. Además de poder accesar desde tu navegador.
  • Sincronización. Nos brinda la posibilidad de sincronizar nuestras tareas con algunas otras aplicaciones que tengamos disponibles.
  • Colaboración. No permite compartir nuestras listas a través de correo electrónico, Facebook, Twitter y otros medios sociales.
  • Impresión. Si deseas dejar a un lado todo lo digital puedes imprimir tu listado en papel sin ningún problema.

Para todos aquellos que no sepan como funciona WunderList o desean aprovechar al máximo esta poderosa herramienta. Pueden visitar el sitio WunderKinder el cual brinda una base de datos con instrucciones sobre los pasos requeridos así como resolución de problemas.

Espero que más de alguno pueda probar WunderList y me deje sus comentarios sobre la herramienta para la gestión o administración de tareas.

WunderKinder

Prezi: Alternativa de PowerPoint para crear presentaciones más dinámicas

La semana pasada al finalizar un curso de capacitación sobre SEO, solicite a los asistentes que me brindaran retroalimentación sobre el curso y aquellos detalles que se pudieran  mejorar. Dentro de las observaciones que me hicieron favor de pasar me llamo la atención una relacionada con la presentación en PowerPoint. El comentario decía que porque no utilizaba alguna otra herramienta para realizar el curso de capacitación.

La verdad al principio pensé “Todos utilizamos PowerPoint”, es la herramienta número uno a nivel mundial. Es utilizada por maestros, alumnos, expositores, etcétera.

 No obstante, tengo que admitir que su comentario me dejo el gusanito de conocer nuevas herramientas para realizar presentaciones. Así, que me di a la tarea de buscar nuevas formas o instrumentos que me permitirán desarrollar presentaciones para cursos de capacitación o conferencias.

Algunas horas de búsqueda en Internet me mostraron que si existen muchas otras formas de poder crear presentaciones. Sin embargo, la que más llamo mi atención es Prezi.

Prezi

Prezi es como un gran cuadro donde vamos agregando información, fotografías, y así creamos nuestra presentación. Cuando  reproducimos el contenido de nuestra presentación nos brinda la sensación de estar viéndola a través de una cámara. La cual realiza zoom, y giros de las áreas según vayamos avanzando.

Además, de todas las características con las que cuenta Prezi posee una que puede ser de verdadera ayuda sobre todo para los que algún diseñador nos ayuda a la creación de las presentaciones. Y es, la posibilidad de crear presentaciones colaborativas. De manera que muchas personas pueden trabajar a través de Internet delegando las tareas correspondientes o trabajando a la par tanto el diseño como creador del contenido.

Esta herramientas aunque es gratuita. Tiene tres versiones de las cuales podemos seleccionar alguna según sean nuestras necesidades. Para las PyMES creo que la versión “gratuita” es más que suficiente. Únicamente con la desventaja que nuestras presentaciones serían públicas y no podremos poner el logo oficial de nuestra compañía en la parte inferior.

Versiones de Prezi:

  • Pública. Nos permite crear presentaciones para mostrar en línea como offline, es decir, nos permite descargar el archivo con la presentación para poder presentarla sin necesidad de estar conectado a Internet.
  • Enjoy. Posee las mismas características con la versión pública pero debemos sumarle la posibilidad de poder hacer nuestro contenido privado, es decir, no se publicará dentro de la página de Prezi a menos que nosotros lo permitamos.  Además, nos permite cambiar el logotipo oficial de Prezi por nuestra propia marca.
  • Pro. Esta versión la única diferencia con las demás es la posibilidad de trabajar offline, es decir, no debemos trabajar forzosamente desde la página de Prezi. Debido a que nos brindan una herramienta para nuestra PC o software d escritorio para ser instalado en nuestra computadora.
Ahora sí, espero poder impresionar a la persona que me hizo el comentario en el próximo curso de capacitación.
[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=ZUNvQVCw4eg[/youtube]