Proceso para la toma de decisiones. Entendámoslo para ejecutarlo mejor.

En lo personal siempre he encontrado una gran pasión en investigar cómo hacer mejor las cosas. He encontrado que para lograrlo es conveniente buscar y consultar a los expertos a fin de que nos ayuden a comprender las cosas que hasta parecieran ser las más sencillas de hacer, para luego aterrizarlo en mi propio entendimiento y ver cómo puedo dar pasos hacia adelante y mantenerme en una continua evolución positiva.

Es por esto que hoy quisiera compartirle el proceso de toma de decisiones (en este caso empresariales) que la mayoría de nosotros seguimos consciente o inconscientemente.

De esta forma, tal vez podamos encontrar alguna pista para mejorar la manera en que tomamos decisiones.

Bueno, este proceso se compone de tres fases:

Fase de Inteligencia. En esta fase se revisan los objetivos de la organización, se buscan y revisan los procedimientos, se recolectan datos para luego identificar, enumerar y clasificar el problema.

Fase de Diseño. Inventar, Desarrollar y Analizar posibles rutas de acción. En esta fase se crea un modelo, se definen los criterios de evaluación, se buscan alternativas, se predicen y se miden resultados.

Fase de Elección. Seleccionar un curso de acción entre las posibilidades. En esta última fase se hace un análisis de sensibilidad, se selecciona la mejor alternativa, se planifica la implantación y se diseña un sistema de control.

Las decisiones que tomemos marcarán el rumbo de nuestro destino en cualquier nivel de nuestra vida (personal o laboral), es por esto que considero importante que desarrollemos técnicas y tomemos conciencia del proceso para lograr los mejores resultados posibles. ¡Ánimo y adelante!

Los Sistemas para el Apoyo en la toma de Decisiones. Parte III. Los DSS. ¿Por qué usarlos?

En la actualidad, los sistemas de información están reestructurando la base de los procesos. Los objetivos de los Sistemas de Información van a depender del nivel de la organización en el que se apliquen para resolver determinados problemas. De acuerdo a los objetivos que cumplen en la organización podemos clasificar los sistemas de información en 3 categorías. Los que:

  1. Automatizan los procesos operativos.

Se encargan de registrar y procesar datos resultantes de transacciones comerciales y de la automatización de tareas y procesos operativos.

  1. Proporcionan información que sirva de apoyo en la toma de decisiones.

Estos sistemas pueden ser tan sencillos o complejos como la situación lo demande. Estamos hablando desde simples páginas web que concentran datos que nos ayudan a saber dónde encontrar al mejor proveedor que nos ofrece calidad y precio hasta poderos y costosísimos sistemas empresariales que analizan miles de variantes para apoyar en los procesos de toma de decisiones estratégicas que dictaminarán el curso de la empresa en los próximos años.

  1. Logran ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Se trata de los sistemas estratégicos. Estos sistemas se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas a través del uso de la tecnología de la información.

En las últimas décadas se han desarrollado sistemas de cómputo que usan datos y modelos con el fin de ayudar a los administradores para analizar problemas semi estructurados. Estos sistemas fueron llamados DSS (Decision Support Systems) los cuales ayudan a los administradores a tomar decisiones al combinar datos, herramientas, modelos analíticos y un software de uso sencillo.

Un DSS puede ser necesitado por varias razones, por ejemplo:

  • Cálculos veloces. Una computadora permite al tomador de decisiones realizar complicados cálculos muy velozmente y con un bajo costo. El tiempo es un factor crítico en muchas situaciones.
  • Soporte técnico. Muchas decisiones involucran complejos cálculos, los datos utilizados pueden almacenarse en diferentes bases de datos y sitios Web, posiblemente fuera de la organización. Estos datos pueden contener sonido y gráficas que se pueden transferir a alta velocidad de locaciones lejanas. La computadora puede hacer esta búsqueda, almacenar y transmitir los datos necesarios veloz y económicamente.
  • Soporte con calidad. Las computadoras pueden mejorar la calidad de las decisiones tomadas. Por ejemplo, múltiples alternativas pueden ser evaluadas al mismo tiempo que se analizan riesgos, también las opiniones de expertos pueden ser recabadas en largas distancias de una forma prácticamente inmediata.

En la actualidad son pocas las empresas que saben de las virtudes de estos sistemas y explotan su potencial. Lamentablemente en la mayoría de las pequeñas empresas la administración suele estar a cargo de personas que sienten que “sus años en el negocio”, “sus presentimientos” e incluso “su instinto” son las mejores guías para tomar decisiones.

Sin embargo las Tecnologías de la Información están ganando cada vez más terreno en esos niveles jerárquicos y con hechos se está consolidando. Usted también puede ser de esos directivos que cuando sea preciso, podrá solicitar a un DSS que recopile la información requerida para evaluar un problema y en base a un modelo creado con anticipación, la computadora hará comparativos y generará un análisis que le será presentado de una manera clara y sencilla proveyéndole así, de un mayor conocimiento de la situación para que entonces con certeza y certidumbre pueda tomar una buena decisión basada en elementos fidedignos.

Los Sistemas para el Apoyo en la toma de Decisiones. Parte II. El poder de la información.

La trascendencia de una buena decisión tomada por un líder radica en la calidad de la información en la que basa la misma. Es obvio que si un Gerente al momento de tomar decisiones no cuenta con datos actualizados, proveniente de una fuente de información posiblemente corrupta y peor aún fuera de tiempo, la pobre empresa estará navegando a través de una tormenta con una brújula prácticamente descompuesta y el capitán correrá el peligro de llevar a su embarcación hacia una catástrofe.

Lo anterior es la razón por la cual los líderes deben estarse asegurando de que sus decisiones estén respaldadas y basadas en información fidedigna. Esto lo lograrán teniendo cuidado al momento de formar su grupo de consejeros, al seleccionar minuciosamente sus informantes y sobre todo al aplicar la metodología más eficiente para convertir todos esos datos en información útil y concisa.

Ahora bien, le sugiero que tengamos siempre presente lo siguiente: Para que la información cumpla con sus objetivos es necesario que posea ciertas características.

Que sea:

–       Relevante. La información debe estar estrechamente relacionada con el problema a resolver, y la cantidad de información generada por el sistema debe ser la necesaria.

–       Actualizada. La información debe poderse utilizar en el momento de ser generada.

–       Rápida. La velocidad exigida en los negocios hace imprescindible que el acceso a la información se realice en forma rápida y sencilla.

–       Económica. La obtención de la información no debe generar un coste importante para la empresa, característica muy tenida en cuenta desde el punto de vista empresarial.

–       Con Calidad. Es importante que la información carezca de errores y sea completa, porque en determinadas ocasiones la falta de completitud puede causar más problemas que la ausencia total de información.

–       Objetiva. La información no se debe encontrar sesgada por el comportamiento humano, sino que ésta sea el producto de criterios establecidos que permitan la interpretación de forma estandarizada por diferentes personas en distintos momentos y lugares.

–       Aplicable. La información debe ser adecuada para la toma de una decisión, además de ser importante y pertinente para la persona responsable de la toma de decisiones.

Los Sistemas para el Apoyo en la toma de Decisiones. Parte I. El papel de la Información y de las Tecnologías en las empresas actuales.

Como sabemos, la administración consiste en coordinar las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente con otras personas y a través de ellas. Hoy en día, los Gerentes deben responsabilizarse no sólo ante los empresarios (dueños y/o accionistas) sino también ante una extensa comunidad, aquellos grupos o individuos que se ven afectados directa o indirectamente (la sociedad misma por ejemplo). Esto representa una gran responsabilidad y es por esto que la aplicación de la tecnología para la administración de la información ciertamente ha tenido un efecto en la manera en que los administradores desempeñan sus labores y en cómo se comportan las organizaciones.

El principal efecto de la informática en las empresas ha sido la capacidad para procesar “el papeleo” con precisión y velocidad inusitada, de hecho, el objetivo es descartar el papel para que los medios electrónicos sean los únicos utilizados (e-mail, bases de datos, etc.) y de esta manera evitar el desperdicio de recursos ambientales y aún de gastos empresariales al dejar de comprar papel.

La cantidad de usos que la administración de alto nivel hace de los Sistemas de Información varia de organización a organización pero el reto para los administradores en nuestros días consiste en explotar las nuevas tecnologías para mejorar la calidad en el desempeño. Estamos pasando rápidamente de una sociedad basada en la industria a una que se funda en la información.

La ampliación de las capacidades de la computadora y el desarrollo de las Tecnologías de la Información, seguramente favorecerán la introducción de ajustes importantes en la forma en que trabajan los administradores y en los patrones con que actúan las organizaciones. En los últimos años la información se ha convertido en un elemento clave y fundamental para el buen funcionamiento  de cualquier tipo de organización debido a su gran importancia estratégica. La información se ha convertido en el soporte para los procesos gerenciales y el eslabón que une todos los componentes de la organización.